SISTEMA LOGÍSTICO DE TRANSPORTE
PARA LA GESTIÓN DEL TRANSPORTE DE CARGA SECA

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

MANUAL DE USUARIO

V3.1.3
19 de agosto de 2017

                                                          

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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Elaborado por

Nombre

 

Cargo

 

Fecha

 

Firma y CC

 

Revisado por

Nombre

 

Cargo

 

Fecha

 

Firma y CC

 

Aprobado por

Nombre

 

Cargo

 

Fecha

 

Firma y CC

 

 


Tabla de contenido

1      Introducción. 19

1.1      ¿Qué es GalIOT?. 19

1.2      ¿Por qué usar GalIOT?. 19

1.3      Contáctenos. 20

1.3.1      Mesa de ayuda: 20

2      Información sobre el manual 21

2.1      Orientación. 21

2.2      Alcance. 21

3      Información sobre el sistema. 22

3.1      Descripción general del sistema. 22

3.2      Requerimientos mínimos para el funcionamiento. 24

3.2.1      Requerimientos para la plataforma web. 24

3.2.2      Requerimientos para la aplicación móvil 24

3.2.3      Permisos requeridos de la aplicación móvil 25

4      Registro en el sistema. 28

4.1      Registro para los generadores de carga. 28

4.1.1      Módulo Inscripción de Generador de carga. 28

Acceso al módulo. 28

Distribución del módulo. 29

Panel del formulario. 30

Panel de ejemplo. 31

4.2      Registro para los transportadores. 32

4.2.1      Módulo de inscripción de transportador. 32

Formulario. 32

4.2.1.1     Sección de subida de documentos. 35

4.2.2      Módulo de subida de comprobante. 41

4.2.3      Módulo de subida de documentos adicionales. 43

4.3      Registro de transportadores para el personal de apoyo. 45

4.3.1      Módulo Inscripción de Transportador de la plataforma web. 45

Acceso al módulo. 45

Distribución del módulo. 46

Menú de formularios. 47

Panel de formulario. 48

Panel de ejemplo. 51

5      Uso del sistema. 53

5.1      Plataforma web. 53

5.1.1      Ingreso a la plataforma. 53

5.1.2      Navegación por la plataforma. 57

Barra de menú. 57

Área de trabajo. 59

5.1.3      Cierre de sesión de la plataforma. 59

5.1.4      Módulo de restablecimiento de contraseña. 60

5.2      Aplicación Móvil 61

5.2.1      Instalación de la aplicación. 62

5.2.2      Ingreso a la plataforma. 65

5.2.3      Navegación por la plataforma. 71

Menú lateral 72

Área de trabajo. 76

Menú Superior. 76

5.2.4      Módulo de configuración de notificaciones. 77

5.2.5      Módulo de restablecimiento de contraseña. 78

6      Proceso de carga. 80

6.1      Proceso general de carga. 80

6.1.1      Diagrama del proceso. 81

6.1.2      Proceso paso a paso. 82

6.1.2.1     Inscripción de la carga. 82

6.1.2.2     Postulación. 84

6.1.2.3     Proceso de cargue. 89

6.1.2.4     Proceso de descargue. 92

6.2      Proceso de carga para el transportador. 97

6.2.1      Diagrama del proceso. 98

6.2.2      Proceso paso a paso. 99

6.2.2.1     Postulación. 99

6.2.2.2     Notificación. 101

6.2.2.3     Proceso de cargue. 104

6.2.2.4     Proceso de descargue. 106

6.3      Proceso de carga para el generador de carga. 108

6.3.1      Diagrama del proceso. 109

6.3.2      Proceso paso a paso. 110

6.3.2.1     Inscriba la carga. 110

6.3.2.2     Seleccione transportador. 110

6.3.2.3     Introduzca el código de verificación. 113

6.3.2.4     Registre la información de descarga. 117

6.3.2.5     Muestre el QR. 118

6.3.2.6     Califique. 118

7      Descripción detallada del sistema. 120

7.1      Plataforma web. 121

7.1.1      Página de inicio. 121

7.1.2      Módulo Validación de Transportador. 122

Acceso al módulo. 122

Distribución del módulo. 123

Panel de control 124

·     Pendiente. 124

·     No activo asociado. 124

·     Validado. 124

Menú de formularios. 124

·     Actualizar. 126

·     Validar. 126

·     Borrar. 126

7.1.3      Módulo Validación de Generador. 126

Acceso al módulo. 127

Distribución del módulo. 128

Panel de control 129

·     Pendiente. 129

·     Validado. 129

Menú de formularios. 129

·     Actualizar. 130

·     Validar. 131

·     Borrar. 131

7.1.4      Módulo Cambio de contraseña. 131

7.1.5      Módulo Usuarios. 134

7.1.6      Módulo Inscripción de Carga. 139

Barra de formularios. 140

Panel Ejemplo. 141

Panel Formulario. 141

7.1.7      Módulo Selección de transportadores. 144

Distribución del módulo. 146

Panel de cargas. 146

Panel de información de la carga. 148

7.1.8      Módulo Operación de la carga. 153

Acceso al módulo. 154

Distribución del módulo. 155

Panel de cargas. 155

Panel de información de la carga. 156

7.1.9      Módulo histórico de cargas. 160

7.2      Aplicación móvil 163

7.2.1      Módulo “Estadísticas”. 164

Acceso al módulo. 164

7.2.2      Módulo “Histórico de ubicación”. 164

Acceso al módulo. 165

7.2.3      Módulo “Cargas para postularse”. 165

Acceso al módulo. 166

7.2.4      Módulo “Postulaciones activas”. 168

Acceso al módulo. 169

7.2.5      Módulo “Información cargas”. 170

Acceso al módulo. 171

7.2.6      Módulo de cambio de contraseña. 177

Acceso al módulo. 178

Uso del módulo. 179

7.2.7      Módulo información usuario. 179

Acceso al módulo. 180

7.2.8      Módulo “Ayuda”. 181

Acceso al módulo. 181

7.2.9      Módulo “Actualizar documentos”. 182

Acceso al módulo. 182

8      ANEXO I – Formularios en GalIOT. 184

8.1      Formularios de la plataforma Web. 186

8.1.1      Tipos de campos disponibles. 186

8.1.1.1     Cuadros de texto. 186

8.1.1.2     Listas desplegables. 187

8.1.1.3     Selectores de radio. 188

8.1.1.4     Selectores de verificación. 189

8.1.1.5     Botones. 191

8.1.2      Indicadores dentro del formulario. 191

8.1.2.1     Campos deshabilitados. 191

8.1.2.2     Campos obligatorios. 192

8.1.3      Ayudas dentro del formulario. 192

8.1.3.1     Campos con cuadros de llenado especiales. 192

8.1.3.2     Indicador de formato. 193

8.1.4      Lista de formularios de la plataforma web. 194

8.2      Formularios de la aplicación móvil 194

8.2.1      Tipos de campos disponibles. 194

8.2.1.1     Cuadros de texto. 194

8.2.1.2     Listas desplegables. 195

8.2.1.3     Selectores de radio. 196

8.2.1.4     Selectores de verificación. 197

8.2.1.5     Botones. 198

8.2.2      Indicadores dentro del formulario. 198

8.2.2.1     Campos deshabilitados. 198

8.2.2.2     Campos obligatorios. 199

8.2.3      Ayudas dentro del formulario. 200

8.2.3.1     Indicador de formato. 200

8.3      Recomendaciones generales. 200

9      – Apéndice 1a   Formularios del Módulo Inscripción de Transportador. 202

9.1      Formularios de la plataforma Web. 203

9.1.1      Formulario de la pestaña “Tipo de Usuario”. 203

9.1.2      Formulario de la pestaña “Datos de Usuario”. 206

9.1.2.1     Sección “Datos usuario”. 206

9.1.2.2     Sección Datos del Conductor. 207

9.1.2.3     Sección “Información bancaria”. 209

9.1.3      Formulario de la pestaña “Vehículo”. 210

9.1.4      Formulario de la pestaña “Tráiler”. 212

9.1.5      Formulario de la pestaña “Dimensiones”. 214

9.1.6      Formulario de la pestaña “Propietario”. 215

9.1.7      Formulario de la pestaña “Tenedor”. 217

9.1.8      Formulario de la pestaña “Documentos”. 219

9.1.9      Módulo “Soporte Documentos”. 222

9.1.9.1     Subida de documentos. 223

9.1.9.2     Visualización de documentos. 225

9.1.9.3     Borrado de documentos. 228

9.1.10        Ejemplo del formulario de la plataforma web. 230

9.1.10.1    PANEL TIPO DE USUARIO.. 230

9.1.10.2    PANEL DATOS USUARIO.. 231

9.1.10.3    PANEL VEHÍCULO.. 234

9.1.10.4    PANEL TRÁILER. 235

9.1.10.5    PANEL DIMENSIONES. 236

9.1.10.6    PANEL PROPIETARIO.. 238

9.1.10.7    PANEL TENEDOR. 239

9.1.10.8    PANEL DOCUMENTOS. 240

9.2      Formularios de la aplicación móvil 242

9.3      Ejemplo del formulario de la aplicación móvil 242

10         Apéndice 1b – Formularios del Módulo Inscripción de  Generador de Carga  243

10.1.1        Formulario de inscripción a generador de carga. 244

10.1.2        Sección “Persona”. 245

10.1.2.1    Sección “Datos generales”. 245

10.1.2.2    Sección “Datos del representante legal”. 246

10.1.2.3    Sección “Datos del contacto operativo”. 247

10.1.2.4    Sección “Datos del contacto financiero”. 248

10.1.3        Ejemplo. 250

11         Apéndice 1c – Formularios del Módulo  Inscripción de carga. 256

11.1        Formulario. 258

11.1.1        Formulario “tipo de carga”. 258

11.1.1.1    Sección “Información de la carga”. 258

11.1.1.2    Sección “dimensiones”. 259

11.1.1.3    Sección “observaciones”. 260

11.1.1.4    Ejemplo del formulario “tipo de carga”. 261

11.1.2        Formulario “Origen”. 262

11.1.3        Formulario “Destino”. 263

11.1.4        Formulario “Tipo de vehículo”. 265

11.1.4.1    Ejemplo del formulario “Tipo de vehículo”. 266

 

 

 

 


 

Tabla de ilustraciones

 

Ilustración 1 - Diagrama de bloques de la plataforma. 22

Ilustración 2 - Interacción entre los elementos de la plataforma. 23

Ilustración 3 - Ejemplo de configuración de segundo plano. 26

Ilustración 4 - Acceso al registro para generador de carga. 29

Ilustración 5 - Distribución módulo inscripción generador. 29

Ilustración 6 - Panel formulario módulo inscripción transportador. 30

Ilustración 7 - Panel ejemplo módulo inscripción transportador. 31

Ilustración 8 - Botón para ocultar u mostrar el panel de ejemplo. 32

Ilustración 9 - Ventana de selección de nuevo usuario. 32

Ilustración 10 - Formulario de inscripción de transportador. 33

Ilustración 11 - Desplazamiento por el formulario. 34

Ilustración 12 - Botón Continuar. 35

Ilustración 13 - Sección de subida de documentos. 36

Ilustración 14 - Título del documento. 36

Ilustración 15 - Selección de archivo. 37

Ilustración 16 - Subida con documento seleccionado. 38

Ilustración 17 - Subida sin documento seleccionado. 39

Ilustración 18 - Contrato de aceptación. 40

Ilustración 19 - Ventana de selección de nuevo usuario. 41

Ilustración 20 - Módulo de cargue de comprobante de pago. 42

Ilustración 21 - Ventana de selección de nuevo usuario. 44

Ilustración 22 - Ingreso al módulo de actualización de documentos. 44

Ilustración 23 - Distribución del módulo de inscripción a transportador. 47

Ilustración 24 - Panel de formulario, módulo inscripción transportador. 48

Ilustración 25 - Campos de obligatorio diligenciamiento. 49

Ilustración 26 - Botones de finalización del proceso. 49

Ilustración 27 - Campos con novedades. 50

Ilustración 28 - Panel de ejemplo, módulo inscripción transportador. 51

Ilustración 29 - Botón para mostrar y ocultar el panel de ejemplo. 52

Ilustración 30 – Navegadores compatibles. 53

Ilustración 31 – Dirección web de la plataforma GalIOT. 53

Ilustración 32 – Página de inicio de sesión. 54

Ilustración 33 – Formulario de inicio de sesión. 54

Ilustración 34 – Formulario de inicio de sesión diligenciado correctamente. 54

Ilustración 35 – Pregunta de guardado de contraseña. 55

Ilustración 36 – Página de inicio. 56

Ilustración 37 - Distribución gráfica de la plataforma web. 57

Ilustración 38 - Menú transversal 57

Ilustración 39 - Selección de categoría. 58

Ilustración 40 - Selección de módulo. 58

Ilustración 41 - Área de trabajo. 59

Ilustración 42 - Salida segura de plataforma. 59

Ilustración 43 - Página de inicio tras cierre de sesión. 60

Ilustración 44 - Google Play Store. 62

Ilustración 45 – Resultados de la búsqueda, Google Play Store. 63

Ilustración 46 - Aplicación en la Google Play Store. 64

Ilustración 47 – Proceso de instalación. 65

Ilustración 48 - Aplicación en caja de aplicaciones. 66

Ilustración 49 – Aplicación móvil, pantalla de bienvenida. 66

Ilustración 50 - Aplicación móvil, Formulario de inicio de sesión. 67

Ilustración 51 - Aplicación móvil, Ingreso a la plataforma*. 68

Ilustración 52 - Aplicación móvil, Pantalla de bienvenida. 69

Ilustración 53 - Aplicación móvil, Error de usuario o contraseña incorrectos. 70

Ilustración 54 - Distribución gráfica de la aplicación. 71

Ilustración 55 - Acceso al menú lateral mediante botón. 72

Ilustración 56 - Acceso al menú lateral mediante deslizamiento. 72

Ilustración 57 - División básica del menú lateral 73

Ilustración 58 - Información del usuario. 73

Ilustración 59 - Módulos del aplicativo. 74

Ilustración 60 - Opciones de cuenta. 75

Ilustración 61 - Área de trabajo. 76

Ilustración 62 - Formulario de inscripción de carga. 83

Ilustración 63 - Notificación de cargas disponibles. 84

Ilustración 64 - Vista del módulo "Cargas para postularse". 85

Ilustración 65 - Correo de notificación de postulación. 86

Ilustración 66 - Notificación de postulación elegida. 87

Ilustración 67 - Visualización de posición y recorrido por parte del generador. 88

Ilustración 68 - Notificación de postulación no seleccionada. 89

Ilustración 69 - Ingreso del código de verificación. 90

Ilustración 70 - Módulo de operación de la carga con el QR visualizado. 91

Ilustración 71 - Código QR visualizado como texto. 92

Ilustración 72 - Diligenciamiento de la información de descargue. 93

Ilustración 73 - Módulo de operación de la carga con el QR de descarga visualizado   94

Ilustración 74 - Módulo de calificación: Derecha: plataforma web, Izquierda: aplicación móvil 95

Ilustración 75 - Módulo de histórico de cargas. 96

Ilustración 76 - Diagrama del proceso de carga para el transportador. 98

Ilustración 77 - Vista del módulo "cargas para postularse". 99

Ilustración 78 - Postulación a una carga. 100

Ilustración 79 - Despostulación a una carga activa. 101

Ilustración 80 - Notificación de decisión del generador. 102

Ilustración 81 - Correo de notificación de decisión del generador. 103

Ilustración 82 - Información de la carga. 104

Ilustración 83 - Módulo de "información de cargas" durante la llegada a una carga  105

Ilustración 84 - Módulo de "información de carga" durante la llegada a una descarga  106

Ilustración 85 - Módulo de calificación de la aplicación móvil 107

Ilustración 86 - Categoría "logística" de la plataforma web. 108

Ilustración 87 - Diagrama del proceso de carga para el generador. 109

Ilustración 88 - Formulario de inscripción de carga. 110

Ilustración 89 - Panel de información del transportador. 112

Ilustración 90mensaje de confirmación de selección de transportador. 113

Ilustración 91 - Cuadro de introducción de código de verificación. 114

Ilustración 92 - Módulo de operación de la carga con el QR visualizado. 115

Ilustración 93 - Código QR visualizado como texto. 116

Ilustración 94 - Monitoreo de la carga. 117

Ilustración 95 - Documento de descargue. 118

Ilustración 96 - Módulo de calificación. 119

Ilustración 97 - Página de inicio. 121

Ilustración 98 - Retorno a la página de inicio. 121

Ilustración 99 - Categoría administración. 122

Ilustración 100 - Acceso al módulo "Validación de transportador". 123

Ilustración 101 - Panel de validación de transportadores. 125

Ilustración 102 - Categoría administración. 127

Ilustración 103 - Ingreso al módulo "Validación generador". 128

Ilustración 104 - Panel de validación de generador. 130

Ilustración 105 - Categoría administración. 132

Ilustración 106 - Ingreso al módulo "Cambio de contraseña". 132

Ilustración 107 - Módulo de cambio de contraseña. 133

Ilustración 108 - Categoría administración. 134

Ilustración 109 - Ingreso al módulo "usuarios". 135

Ilustración 110 - Módulo "usuarios". 135

Ilustración 111 - Botón para el registro del nuevo usuario. 136

Ilustración 112 - Formulario "nuevo usuario". 137

Ilustración 113 - Botón para la creación del nuevo usuario. 138

Ilustración 114 - Selección de usuario. 138

Ilustración 115 - Botón para el borrado de un usuario. 139

Ilustración 116 - Formulario de eliminación de usuario. 139

Ilustración 117 - Categoría Logística. 140

Ilustración 118 - Ingreso al módulo "inscripción de carga". 140

Ilustración 119 - Formulario de inscripción de carga. 141

Ilustración 120 - Panel de observaciones. 142

Ilustración 121 - Panel de selección de  origen/destino de la carga. 142

Ilustración 122 - Panel de selección de tipo de vehículo. 144

Ilustración 123 - Categoría Logística. 145

Ilustración 124 - Ingreso al módulo " Selección de transportadores". 145

Ilustración 125 - Módulo de selección a transportador. 146

Ilustración 126 - Vista de las cargas sin transportador escogido. 147

Ilustración 127 - Visualización dual de las cargas. 147

Ilustración 128 - Panel de información de la carga. 148

Ilustración 129 - Mapa de puntos de cargue y destino. 149

Ilustración 130  Visualización de transportadores postulados. 150

Ilustración 131 - Filtro por calificación. 150

Ilustración 132 - Filtro por calificación. 151

Ilustración 133 - Filtro por distancia. 151

Ilustración 134 - Eliminación del filtro. 151

Ilustración 135 - Panel de información del transportador. 152

Ilustración 136 - Mensaje de confirmación de selección de transportador. 153

Ilustración 137 - Módulo de operación de la carga. 154

Ilustración 138 - Categoría logística. 154

Ilustración 139 - Ingreso al módulo "operación de la carga". 155

Ilustración 140 - Distribución del módulo "operación de la carga". 155

Ilustración 141 - Panel de información de la carga. 156

Ilustración 142 - Panel de información del transportador. 157

Ilustración 143 - Panel de mapa. 158

Ilustración 144 - Panel de generación de documento de carga. 159

Ilustración 145 - Panel de información de la carga. 160

Ilustración 146 - Módulo de histórico de cargas. 161

Ilustración 147 - Categoría logística. 161

Ilustración 148 - Ingreso al módulo "histórico de cargas". 162

Ilustración 149 - Información consolidada de la carga. 163

Ilustración 150 - Módulo "estadísticas". 164

Ilustración 151 - Módulo de Reporte. 165

Ilustración 152 - Módulo "Cargas para postularse". 166

Ilustración 153 - Recuadro de una carga. 166

Ilustración 154 - Postulación a una carga. 167

Ilustración 155 - Panel de filtro de postulaciones. 168

Ilustración 156 - Módulo de postulaciones activas. 169

Ilustración 157 - Despostulación a una carga. 170

Ilustración 158 - Módulo de información de cargas. 170

Ilustración 159 - Carga con barra de progreso. 171

Ilustración 160 - Información de la carga aceptada. 172

Ilustración 161 - visualización del código de verificación. 173

Ilustración 162 - Escáner de QR integrado. 174

Ilustración 163 - Lectura de QR. 175

Ilustración 164 - Gestión de descarga de una carga. 176

Ilustración 165 - Ventana de calificación. 177

Ilustración 166 - Módulo de cambio de contraseña. 178

Ilustración 167 - acceso al módulo de cambio de contraseña. 179

Ilustración 168 - Módulo información usuario. 180

Ilustración 169 - Módulo "Ayuda". 181

Ilustración 170 - Sección "Persona". 245

Ilustración 171 - Sección "Datos del representante legal". 246

Ilustración 172 - Sección “Datos del contacto operativo". 247

Ilustración 173 - Sección “Datos del contacto financiero". 248

Ilustración 174 - Contrato de aceptación. 253

Ilustración 175 - habilitación del botón "Enviar". 254

Ilustración 176 - Notificación de inscripción exitosa. 254

Ilustración 177 - Ejemplo del formulario “Tipo de vehículo”. 266

 

 

 


 

1      Introducción

1.1    ¿Qué es GalIOT?

GalIOT es una plataforma tecnológica de logística y gestión integral que permite la interacción entre todos los participantes del proceso de transporte terrestre de carga seca, brindando control, optimización y transparencia en el proceso.

En GalIOT podrá interactuar con el mercado de transporte de una forma segura, directa y centralizada, que aumentará la accesibilidad, competitividad y calidad en el sistema.

1.2    ¿Por qué usar GalIOT?

Como generador de carga, usted podrá inscribir sus requerimientos a cualquier hora del día y desde cualquier lugar con acceso a internet; podrá llegar a más transportadores sin intermediarios, lo que reducirá sus costos; tendrá acceso a una base de datos de calificaciones y comentarios de viajes anteriores con lo que podrá elegir al mejor transportador para transportar su carga; podrá monitorear su carga en tiempo real con información de ubicación y comportamiento, que le permitirán planificar mejor su operación y tener mayor control y reducir sus tiempos de respuesta en caso de novedades.

Como transportador tendrá acceso de forma centralizada a todo el mercado de cargas, permitiéndole escoger la que mejor le beneficie respecto a la remuneración, recorrido, distancia actual al punto de carga, etc.; podrá postularse a ellas las 24 horas del día de forma inmediata sin intermediarios ni papeleos adicionales y obtendrá notificaciones  sobre las mismas que lo mantendrá informado sobre las novedades de forma inmediata.


 

1.3    Contáctenos

En caso de tener algún inconveniente, duda o sugerencia para la plataforma, no dude en comunicarse con nosotros; estamos disponibles las 24 horas del día los 7 días de la semana.

1.3.1 Mesa de ayuda:

·        Correo electrónico: soporte@wavecomm.net

·        PBX: (+57 - 1) – 7585572

·        Celular: (+57) 3166903060

 

Por favor lea detenidamente este manual antes de usar la plataforma por primera vez. No es necesario que lea la totalidad del manual; algunas secciones son únicamente de interés de uno de los participantes del proceso. En cada uno de estos casos se le indicará a quien va dirigida la sección y se le proporcionará un vínculo para poder saltar cómodamente la sección. Los anexos y apéndices ubicados a partir de la página 185 son archivos y documentos de apoyo para la sección principal; no es necesario que los lea en su totalidad, siempre encontrará en cada sección del manual vínculos a los anexos que estén relacionados con esa sección del documento.

 


 

2      Información sobre el manual

2.1    Orientación

Este manual está dirigido a todo el personal que esté involucrado con la operación de transporte terrestre de carga seca y que tenga conocimientos básicos sobre su operación, logística y normatividad. Este personal será el usuario final de la aplicación, quien se encargará de alimentar el sistema de información y/o realizar la consulta de la información recopilada por el mismo.

2.2    Alcance

Dentro del alcance de este manual, está brindar una guía sencilla sobre el proceso paso a paso para interactuar con el sistema, explicar el uso y objetivo de cada módulo del aplicativo y su relación con el proceso logístico de la operación, así como  brindar pautas y consejos para el uso correcto de la plataforma.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

3      Información sobre el sistema

3.1    Descripción general del sistema

El sistema de logística de transporte terrestre es un conjunto de tecnologías y sistemas de información, que permiten optimizar los procesos existentes relacionados con el de transporte de carga terrestre, desde la planeación hasta su destino final.

Su objetivo es lograr la consolidación de información en tiempo real de toda la operación para gestionar de la mejor manera los recursos y garantizar la transparencia en el proceso de tal forma que todas las partes interesadas se vean beneficiadas y se aumente la calidad en la cadena de procesos y el valor de negocio.

Ilustración 1 - Diagrama de bloques de la plataforma


 

El sistema consta de tres componentes principales que son:

1.                Plataforma de interacción web.

2.                Aplicación móvil para teléfonos con Sistema operativo Android.

3.                Infraestructura de alta disponibilidad.

Ilustración 2 - Interacción entre los elementos de la plataforma

 

La plataforma web brindará acceso al sistema al personal logístico y administrativo de los generadores de carga, al personal HSEQ y a la mesa de ayuda, permitiendo gestionar y llevar control sobre la operación las 24 horas del día.

La aplicación móvil permitirá el acceso al sistema para los transportadores desde cualquier parte con cobertura de la red GPRS permitiendo con ello la alimentación de la plataforma con la posición actualizada en tiempo real de los transportadores permitiendo ver recorridos y comportamientos, calcular tiempos de llegada y ver y optimizar rutas y recorridos.

 

3.2    Requerimientos mínimos para el funcionamiento

En esta sección se describen los requisitos mínimos que el sistema necesita para funcionar adecuadamente para su uso tanto en computadores de escritorio como en dispositivos móviles; sin estos requisitos, no se garantiza el correcto funcionamiento del mismo.

3.2.1 Requerimientos para la plataforma web

·        Conexión a internet con un ancho de banda mayor o igual a 1 Mbps

·        Navegador de internet sin bloqueo de ventanas emergentes:

o   Microsoft Internet Explorer® (v10 sin modo de compatibilidad o v11)

o   Mozilla Firefox

o   Google Chrome

·        Memoria RAM igual o mayor a 1GB

3.2.2 Requerimientos para la aplicación móvil

·        Conexión a internet vía datos móviles (GPRS) con un ancho de banda mayor o igual a 1Mbps

·        Sistema operativo Android OS versión 4.1 Jelly Bean o superior

·        25 MB de espacio de almacenamiento libres (es posible que se requiera más espacio libre durante la instalación)

·        Módulo GPS

·        Cámara de 2mpx o superior


 

3.2.3 Permisos requeridos de la aplicación móvil

Adicionalmente para que la aplicación pueda prestar todas las funcionalidades es necesario otorgar los siguientes permisos:

·        “Uso del teléfono” o “Realizar y recibir llamadas telefónicas”: Este permiso se usará únicamente para establecer la identidad del dispositivo mediante sus credenciales de red, adicionalmente permitirá que la aplicación lo redirija a su aplicación de teléfono cuando requiera comunicarse con la mesa de ayuda.

·        “Uso del espacio de almacenamiento” o “Acceder al contenido multimedia del dispositivo”: este permiso se usará para abrir los documentos almacenados para ser seleccionados al momento de crear un usuario.

·        “Uso de la cámara” o  “Tomar fotografías”: Este permiso se usará para generar documentos mediante la cámara al momento de generar un nuevo usuario. Adicionalmente permitirá el uso del escáner integrado para la lectura de códigos durante el proceso de carga.

·        “Ejecutarse en segundo plano”: Este permiso permitirá a la aplicación estar activa tras haber sido cerrada por el usuario, permitiendo el envío de notificaciones y alertas.

·        “Ejecutarse al inicio”: Este permiso permitirá a la aplicación iniciarse de forma automática tras el encendido del dispositivo, de este modo no tendrá que abrirla manualmente para empezar a recibir notificaciones.

·        “Uso de Ubicación precisa vía GPS y la red”: Este permiso permitirá establecer la ubicación del dispositivo incluso en zonas de baja cobertura GPS.


 

Por último, si nuestro dispositivo tiene algún tipo de restricción para las aplicaciones en segundo plano, es necesario dar permiso a la aplicación de evadir el control de consumo de batería pues este puede causar que se desactiven servicios que la aplicación necesita para funcionar correctamente. Este procedimiento se realiza de forma distinta para cada dispositivo por lo que deberá dirigirse a la configuración de su dispositivo en el apartado Batería para ver las opciones correspondientes.

Ilustración 3 - Ejemplo de configuración de segundo plano

NOTA: debido al número de servicios que usa la aplicación, es posible que nuestro dispositivo nos advierta un consumo excesivo de batería y nos pregunte si queremos cerrar la aplicación. No obstante la aplicación hace uso inteligente de los recursos y la mayor parte de los servicios que utiliza ya están activos debido a otras aplicaciones por lo que normalmente la aplicación consume menos batería que el promedio de aplicaciones que permanecen activas en segundo plano.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 


 

4      Registro en el sistema

Antes de ingresar al sistema por primera vez, es necesario registrarse en plataforma para obtener una cuenta, con su correspondiente usuario y contraseña. Con esta cuenta podrá acceder a la plataforma desde cualquier lugar con acceso a internet.

4.1    Registro para los generadores de carga

Nota: esta sección es de interés del generador de carga. Para pasar a la siguiente sección haga clic aquí.

El registro para los generadores de carga se lleva a cabo a través de la plataforma web, mediante el módulo Inscripción de Generador de carga.

4.1.1 Módulo Inscripción de Generador de carga

Este módulo permite el registro de una compañía en plataforma. Con este registro se generará el usuario y contraseña principal asociado a la empresa que permitirá gestionar nuevos usuarios además de dar acceso al generador de carga a todos los módulos correspondientes a su rol en plataforma.

NOTA: Este módulo tiene como objeto el registro de la compañía en la plataforma por lo que su registro debe hacerse sólo la primera vez. Para crear más usuarios de su compañía, por favor, utilice el Módulo Usuarios

Acceso al módulo

Para acceder al módulo, desde el módulo de inicio de contraseña haga clic sobre el botón “Crear cuenta” ubicado debajo del botón de ingreso

Ilustración 4 - Acceso al registro para generador de carga

Distribución del módulo

El módulo se divide en dos secciones principales

Ilustración 5 - Distribución módulo inscripción generador

1.     Panel del formulario

2.     Panel de ejemplo

 

 

Panel del formulario

Ilustración 6 - Panel formulario módulo inscripción transportador

En este panel se visualiza el formulario donde se debe introducir toda la información correspondiente para el registro de la cuenta. Para desplazarse por el formulario puede hacer uso de la barra de desplazamiento ubicada en la parte derecha del panel. Para ver más información sobre este formulario vea el Apéndice b del anexo I.

Panel de ejemplo

Ilustración 7 - Panel ejemplo módulo inscripción transportador

En este panel nos muestra las instrucciones de diligenciamiento del formulario con anotaciones y ejemplos.


Para mostrarlo u ocultarlo basta con presionar el botón “>” ubicado en la parte derecha superior del panel.

Ilustración 8 - Botón para ocultar u mostrar el panel de ejemplo

4.2    Registro para los transportadores

Nota: esta sección es de interés del transportador. Para pasar a la siguiente sección haga clic aquí.

El registro para los transportadores de carga se lleva a cabo a través de la aplicación móvil, mediante el módulo Inscripción de Generador de carga.

4.2.1 Módulo de inscripción de transportador

Este módulo permite la inscripción de nuevos transportadores en plataforma desde la aplicación móvil.

Formulario

Para acceder al módulo, toque el botón “Nuevo usuario” ubicado debajo del formulario de introducción de usuario y contraseña en la ventana de inicio de sesión.

Ilustración 9 - Ventana de selección de nuevo usuario

 

Del cuadro de pregunta elija la opción “llenar formulario”. Una vez cargado se mostrará el formulario a completar

Ilustración 10 - Formulario de inscripción de transportador

Para movilizarnos dentro del formulario basta con deslizar el dedo por la pantalla en dirección opuesta a la que se quiera, esto es, arrastrar el formulario por la pantalla.

Ilustración 11 - Desplazamiento por el formulario

Al terminar, presione el botón “Continuar” ubicado al fondo del formulario

Ilustración 12 - Botón Continuar

Si todos los campos han sido diligenciados correctamente la aplicación se redirigirá a la sección de Cargue de documentos; de lo contrario, la aplicación notificará un error y serán resaltados en color rojo los campos que presenten alguna novedad. Una vez diligenciado el formulario se abrirá el módulo de subida de documentos.

4.2.1.1           Sección de subida de documentos

Este módulo permite seleccionar documentos de su dispositivo o generar archivos nuevos desde la cámara para que estos sean adjuntados al registro de su solicitud.

Ilustración 13 - Sección de subida de documentos

Justo debajo del título se muestra el nombre del documento a subir

Ilustración 14 - Título del documento  

 

Para seleccionar el archivo correspondiente toque el botón seleccionar. Tras esto, se desplegará un menú que permitirá elegir si se desea usar un archivo de los almacenados en el dispositivo o si se desea crear un archivo nuevo con la cámara.

Ilustración 15 - Selección de archivo

Una vez seleccionado se toca el botón subir y continuar para cargar el archivo y pasar al siguiente documento

NOTA: Hay dispositivos cuyas cámaras admiten más de un formato de salida para las fotos que toma. Si recibe un error de formato inválido por favor acceda a la configuración de la cámara de su dispositivo y encuentre la opción formatos de salida; en ella, seleccione “JPEG”.

Ilustración 16 - Subida con documento seleccionado         

En caso de que se quiera omitir un archivo en particular es posible tocar “Siguiente Documento” sin haber seleccionado ningún archivo. En este caso el documento para este elemento quedará vacío. En caso de haber dejado algún documento pendiente podemos navegar entre los documentos con los botones “atrás” y “Siguiente Documento” hasta llegar al archivo deseado.

Ilustración 17 - Subida sin documento seleccionado

Para terminar el proceso y pasar a la siguiente etapa se debe tocar el botón “Finalizar”, tras esto se guardarán todos los archivos seleccionados y se redireccionará a la pantalla de aceptación del contrato.

Ilustración 18 - Contrato de aceptación

Para finalizar por favor lea detenidamente el contrato de aceptación. Tras leer y comprender el contrato, si está de acuerdo con el mismo Marque la casilla “Acepto”. Una vez finalizado el proceso se registrará su solicitud para ser validada.

 


 

4.2.2 Módulo de subida de comprobante

Este módulo le permite subir el comprobante de inscripción una vez sus datos sean verificados.

Para acceder al módulo, toque el botón “Nuevo usuario” ubicado debajo del formulario de introducción de usuario y contraseña en la ventana de inicio de sesión.

Ilustración 19 - Ventana de selección de nuevo usuario

Del cuadro de confirmación toque sobre la opción “Subir comprobante”

Ilustración 20 - Módulo de cargue de comprobante de pago

 

Diligencie los datos de referencia uno y dos con los datos que le fueron enviados al correo electrónico al momento de verificar sus datos.

Para subir el soporte de pago, toque el botón “Seleccionar”.

Del cuadro de confirmación elija si desea seleccionar el documento de su galería o si desea hacer un documento nuevo con la cámara de su dispositivo.

4.2.3 Módulo de subida de documentos adicionales

Este módulo le permitirá subir documentos en caso de que alguno haya faltado o haya tenido algún inconveniente.

Para acceder al módulo, toque el botón “Nuevo usuario” ubicado debajo del formulario de introducción de usuario y contraseña en la ventana de inicio de sesión.

Ilustración 21 - Ventana de selección de nuevo usuario

Del cuadro de confirmación toque sobre la opción “Actualizar documentos”

Al realizar esto, se mostrará un recuadro donde se debe introducir su número de inscripción. Este número le fue indicado al momento de registrarse. Si no lo conoce, por favor comuníquese con la mesa de ayuda.

Ilustración 22 - Ingreso al módulo de actualización de documentos

Si ingresa su número de inscripción correctamente, verá el módulo de subida de documentos para que pueda diligenciar todos los documentos con los que haya tenido alguna novedad. Este módulo es idéntico en apariencia y funcionamiento al usado al momento de realizar la inscripción por primera vez.

NOTA: En esta interfaz podrá actualizar sus documentos únicamente mientras su usuario aún no haya sido validado. Una vez su usuario sea validado y usted cuente con un usuario y una contraseña, puede actualizar sus documentos mediante el módulo “Actualizar documentos” del menú lateral de la aplicación.

Para ver más información sobre el módulo de cargue de documentos haga clic aquí.

4.3    Registro de transportadores para el personal de apoyo

Nota: esta sección es de interés del personal de apoyo. Para pasar a la siguiente sección haga clic aquí.

Para registrar un transportador como parte del personal de apoyo ingrese al sistema con su usuario y contraseña asignados. Para ver información sobre cómo ingresar a la plataforma web haga clic aquí.

Una vez dentro del aplicativo haga uso del módulo de inscripción a transportador.

4.3.1 Módulo Inscripción de Transportador de la plataforma web

Este módulo permitirá la inscripción de nuevos transportadores en plataforma. Una vez inscrito, se generará un usuario y contraseña cuando se valide la información del registro que permitirá a los transportadores ingresar a la plataforma desde la aplicación móvil.

NOTA: Este módulo está dirigido al personal de ayuda y capacitación que ya tenga una cuenta válida para la creación de múltiples transportadores en plataforma. Si usted es un transportador por favor regístrese haciendo uso del módulo de inscripción a transportador de la aplicación móvil.

Acceso al módulo

Para acceder al módulo, de la barra de menú seleccione la categoría “Administración”

Tras esto, del menú desplegable seleccione el módulo “Inscripción de Transportador”

Distribución del módulo

El módulo se divide en tres secciones principales

Ilustración 23 - Distribución del módulo de inscripción a transportador

1.     Menú de formularios

2.     Panel de formulario

3.     Panel de ejemplo

 

Menú de formularios

En este menú aparecerán todos los formularios disponibles por diligenciar. Para acceder a cualquiera de los formularios haga clic sobre el mismo; el formulario activo se visualizará en negrita y resaltado. Adicionalmente si un formulario se encuentra deshabilitado, este aparecerá con la letra opaca y clara.

En caso de que aparezcan más formularios de los que se pueden visualizar a la vez en el menú de formularios podrá desplazar a los campos escondidos mediante las flechas ubicadas en los extremos laterales de la barra

 

Panel de formulario

Ilustración 24 - Panel de formulario, módulo inscripción transportador

En este panel aparecerá el formulario seleccionado y nos permitirá diligenciar toda la información requerida para el registro de un nuevo transportador en plataforma. Para ver más información acerca de los formularios de la plataforma GalIOT ver Anexo I

Todos los campos marcados con un asterisco al lado del nombre “*” son de obligatorio diligenciamiento.

Ilustración 25 - Campos de obligatorio diligenciamiento

 

Al final de cada formulario se encuentran los botones para continuar al siguiente formulario o para salir y cancelar la operación

Ilustración 26 - Botones de finalización del proceso

Al presionar el botón “Siguiente” se validará toda la información ingresada y se pasará al siguiente formulario. En caso de dejar algún campo vacío o con información inválida la plataforma notificará y resaltará de rojo los campos que presenten alguna novedad.

Ilustración 27 - Campos con novedades

NOTA: Para tener una referencia sobre la forma correcta para el diligenciamiento de los datos podemos acudir al panel ejemplo. Para ver un documento detallado sobre los formularios contenidos en el módulo de “Inscripción a transportador” vea el Apéndice b del Anexo I.

Panel de ejemplo

Ilustración 28 - Panel de ejemplo, módulo inscripción transportador

En este panel se nos mostrarán las instrucciones de llenado del formulario con anotaciones y ejemplos. Para mostrarla u ocultarla basta con presionar el botón “>” o “<” ubicado en la parte derecha superior del panel.

Ilustración 29 - Botón para mostrar y ocultar el panel de ejemplo

 

NOTA: En los formularios donde no exista información de ejemplo, este panel se ocultará de forma automática.


 

5      Uso del sistema

En esta sección se muestra cómo hacer uso general de la plataforma y como ingresar y navegar a través de sus módulos.

5.1    Plataforma web

Nota: la plataforma web está dirigida a los generadores de carga, al personal HSEQ, al personal de apoyo y a la mesa de ayuda. Si usted es transportador por favor haga uso de la plataforma a través de la aplicación móvil. Para seguir a la siguiente sección haga clic aquí.

5.1.1 Ingreso a la plataforma

Para ingresar a la plataforma, desde un ordenador que cumpla con los requerimientos mínimos abra el navegador de su preferencia

Ilustración 30 – Navegadores compatibles

En la barra de direcciones introduzca la siguiente dirección y digite ‘Enter’:

https://galiot.co

Ilustración 31 – Dirección web de la plataforma GalIOT

                           

Una vez cargada se mostrará la página de inicio de sesión

Ilustración 32 – Página de inicio de sesión

En la parte central derecha verá el formulario de acceso; para ingresar al sistema introduzca en él su usuario y contraseña.

Ilustración 33 – Formulario de inicio de sesión

Una vez introducidas las credenciales de clic sobre el botón “Entrar” ubicado al lado del formulario

Ilustración 34 – Formulario de inicio de sesión diligenciado correctamente

Si el usuario y la contraseña fueron introducidos correctamente se le redirigirá a la página de inicio de la plataforma.

NOTA: Es posible que el navegador le pregunte si quiere guardar su usuario y contraseña para uso futuro

Ilustración 35 – Pregunta de guardado de contraseña

Es importante que utilice esta opción sólo en equipos de uso personal, ya que el guardado de la contraseña en un equipo ajeno puede dar lugar a accesos no autorizados.

 

Ilustración 36 – Página de inicio

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.1.2 Navegación por la plataforma

La interfaz de toda la plataforma está dividida en dos áreas principales: La barra de menús y área de trabajo.

Ilustración 37 - Distribución gráfica de la plataforma web

1.     Barra de menú

2.     Área de trabajo

Barra de menú

Ilustración 38 - Menú transversal

Esta barra estará siempre visible y fija en la misma posición a lo largo de toda la página. Contiene todos los módulos disponibles agrupados por categorías y nos permitirá acceder a cualquiera de ellos desde cualquier parte de la plataforma.

NOTA: Los menús y submenús presentes en está barra pueden ser diferentes a lo mostrado en este manual y dependerán del Rol del usuario que esté usando el aplicativo

Para acceder a cualquier módulo de una categoría específica haga clic sobre la categoría deseada.

Ilustración 39 - Selección de categoría

Tras esto se desplegará un submenú que le mostrará todos los módulos disponibles de dicha categoría. Para seleccionar cualquier módulo haga clic sobre el mismo.

Ilustración 40 - Selección de módulo

Área de trabajo

Ilustración 41 - Área de trabajo

En esta área se verá desplegado el módulo seleccionado desde la barra de menús. Su distribución dependerá completamente del módulo seleccionado.

 

5.1.3 Cierre de sesión de la plataforma

Para salir del sistema de forma segura utilice el botón “Salir” ubicado en el extremo derecho de la barra de menú.

Ilustración 42 - Salida segura de plataforma

NOTA: Es necesario tener en cuenta que el cierre de la pestaña o el navegador donde se ejecuta la plataforma NO garantiza de ninguna forma el cierre seguro de la sesión, dando lugar a posibles accesos no autorizados con el último usuario en usar el sistema. El cierre correcto de la sesión es siempre responsabilidad del usuario.

Si la sesión ha sido cerrada correctamente la plataforma le redirigirá a la página de inicio de sesión.

Ilustración 43 - Página de inicio tras cierre de sesión

5.1.4 Módulo de restablecimiento de contraseña

Éste módulo le permitirá hacer restablecimiento de su contraseña para poder recuperar el acceso a su cuenta en caso de haberla olvidado o perdido. Para acceder al módulo, desde la página de inicio de sesión haga clic sobre el botón “¿Olvidaste tu contraseña?” ubicado a la derecha del botón de ingreso.

 

Hecho esto se le redirigirá al módulo donde se deberá introducir el usuario correspondiente.

Introduzca su usuario en el campo “Usuario” y haga clic sobre el botón “Recuperar clave”

Si el usuario fue introducido correctamente su contraseña será reemplazada por una generada aleatoriamente la cual le será enviada vía correo electrónico a la dirección que se registró al momento de crear su cuenta.

NOTA: Una vez realizado este proceso la contraseña anterior quedará inhabilitada. Si no está seguro de su usuario o tiene algún inconveniente con el correo electrónico por favor comuníquese con la mesa de ayuda.

5.2    Aplicación Móvil

Nota: La aplicación móvil está dirigida a los transportadores únicamente y sólo estos pueden acceder a la misma. Si usted no es transportador, por favor haga uso de la plataforma a través de la plataforma web. Para continuar a la siguiente sección haga clic aquí.

5.2.1 Instalación de la aplicación

En esta sección se describe el proceso para la instalación del aplicativo móvil en el dispositivo móvil del usuario.

Antes de instalar la aplicación es necesario verificar que el dispositivo cumple con los requerimientos mínimos. Adicionalmente, Para realizar la instalación es necesario tener una conexión a internet y una cuenta de Google.

Para instalar la aplicación es necesario ingresar a la tienda de aplicaciones Google Play del dispositivo Android, esta viene preinstalada por defecto en la mayoría de dispositivos. Si su celular no cuenta con Google Play Store puede instalarla siguiendo los pasos que se mencionan en el siguiente artículo: http://www.androidpit.es/instalar-google-play-store

Ilustración 44 - Google Play Store

En la barra de búsqueda ubicada en la parte superior, introduzca “galiot” y seleccione en el botón “Búsqueda” para buscar

Ilustración 45 – Resultados de la búsqueda, Google Play Store

Seleccione la opción GalIOT, de WaveComm Corporation

Ilustración 46 - Aplicación en la Google Play Store

Seleccione la opción “Instalar”

Ilustración 47 – Proceso de instalación

La aplicación se descargará e instalará de forma automática en el dispositivo, una vez terminado el proceso Google Play Store emitirá una notificación indicando que el proceso se ha realizado de manera correcta, ahora la aplicación podrá abrirse en cualquier momento.

5.2.2 Ingreso a la plataforma

Para acceder a la aplicación, toque sobre su ícono. Por defecto tras instalar la aplicación se creará un ícono de acceso en el escritorio; de lo contrario, se podrá acceder a la aplicación en el listado de aplicaciones del dispositivo.

Ilustración 48 - Aplicación en caja de aplicaciones

Al abrir la aplicación se mostrará la pantalla de bienvenida

Ilustración 49 – Aplicación móvil, pantalla de bienvenida

Una vez cargada la aplicación, se mostrará el formulario de inicio de sesión.

Ilustración 50 - Aplicación móvil, Formulario de inicio de sesión

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Para ingresar al sistema, introduzca su usuario y contraseña asignados en los campos correspondientes. Una vez introducidos, seleccione el botón “Entrar” ubicado debajo del formulario

Ilustración 51 - Aplicación móvil, Ingreso a la plataforma*

Si el usuario y la contraseña fueron ingresados correctamente, la aplicación se redirigirá a la página de inicio de la plataforma

Ilustración 52 - Aplicación móvil, Pantalla de bienvenida

De lo contrario, un mensaje debajo del formulario indicará validar lo introducido e intentar de nuevo.

Ilustración 53 - Aplicación móvil, Error de usuario o contraseña incorrectos

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5.2.3 Navegación por la plataforma

La aplicación cuenta con un área de trabajo, un menú lateral y un botón de información superior

Ilustración 54 - Distribución gráfica de la aplicación

1.     Menú lateral

2.     Menú superior

3.     Área de trabajo

 

 

 

Menú lateral

En el menú lateral encontrará todos los módulos disponibles de la aplicación, las opciones de cuenta y la información sobre el usuario que inició sesión en el dispositivo.


Ilustración 55 - Acceso al menú lateral mediante botón
Ilustración 56 - Acceso al menú lateral mediante deslizamiento

Para acceder al menú presione el botón del menú “≡” ubicado en la parte superior izquierda de la pantalla o arrastre el dedo desde el borde izquierdo de la pantalla.

 

Este menú está dividido en tres secciones principales

 

Ilustración 57 - División básica del menú lateral

En la parte superior verá la información del usuario que ha inició sesión en el dispositivo

Ilustración 58 - Información del usuario

En la parte intermedia encontrará todos los módulos del aplicativo

 

Ilustración 59 - Módulos del aplicativo

En la parte inferior hallará las opciones de cuenta

Ilustración 60 - Opciones de cuenta

 

Área de trabajo

Ilustración 61 - Área de trabajo

En esta área podrá visualizar el módulo elegido desde el menú lateral, su distribución dependerá por completo del módulo seleccionado.

Menú Superior

En este menú encontrará todas las opciones sobre la aplicación: cerrar sesión, la configuración de las notificaciones e información sobre la aplicación

Para cerrar sesión toque sobre el botón “:” para activar el menú; del menú desplegado seleccione cerrar sesión.

NOTA: Es importante tener en cuenta que el cierre de la aplicación no causa el cierre de sesión. Para el funcionamiento normal de la aplicación es necesario tener la sesión abierta durante el uso de la misma.

 

5.2.4 Módulo de configuración de notificaciones

Este módulo le permitirá elegir qué notificaciones generan alerta sonora desde su dispositivo. Para acceder al módulo toque sobre el botón del menú auxiliar superior: del menú desplegable seleccione “configuración de notificaciones”.

En el módulo se visualizará una lista con todos los tipos de notificaciones que puede configurar; el checkbox ubicado en la parte derecha de la notificación le indicará si la notificación por voz está habilitada o deshabilitada. Configure los módulos a su comodidad y toque sobre el botón “Actualizar” ubicado debajo de la lista.

NOTA: Aún si desactiva la notificación de voz, recibirá la notificación tradicional por parte de la aplicación.

 

5.2.5 Módulo de restablecimiento de contraseña

Éste módulo le permitirá hacer restablecimiento de su contraseña para poder recuperar el acceso a su cuenta en caso de haberla olvidado o perdido.

 

Para acceder al módulo, desde la página de inicio de sesión haga clic sobre el botón “¿Olvidaste la contraseña?” ubicado debajo del botón de ingreso.

Hecho esto se le redirigirá al módulo donde se digitará el usuario correspondiente.

Si el usuario fue digitado correctamente, su contraseña será reemplazada por una generada aleatoriamente la cual le será enviada vía correo electrónico a la dirección que se registró al momento de crear su cuenta.

NOTA: Una vez realizado este proceso la contraseña anterior quedará inhabilitada. Si no está seguro de su usuario o tiene algún inconveniente con el correo electrónico por favor comuníquese con la mesa de ayuda.


 

6      Proceso de carga

En esta sección se aborda completo el ciclo de carga en la plataforma GalIOT, cuáles son los roles involucrados y cuál es su papel en cada parte del proceso. Se muestra el paso a paso del proceso en plataforma con sus pautas y parámetros a tener en cuenta.

El proceso de carga en la plataforma GalIOT inicia con la inscripción de la carga por parte de la empresa generadora de carga, incluye los procesos de postulación, selección,  y finaliza con la calificación del proceso por parte de ambos participantes.

NOTA: En esta sección únicamente se mencionan los módulos y qué papel juegan en el proceso de cargue. Para ver información detallada sobre un módulo mencionado, siga el vínculo que estará asociado al nombre del módulo o diríjase a la sección “Funcionamiento del sistema” de este manual.

6.1    Proceso general de carga

En esta sección se explica la totalidad del proceso paso a paso de todos los involucrados. Todos los módulos asociados directamente al proceso de carga se encuentran en la categoría “Logística” en la plataforma web y en el menú desplegable lateral en la aplicación móvil.

6.1.1 Diagrama del proceso

Ilustración 62 - Diagrama general del proceso de carga

Para ver la imagen en tamaño completo haga clic aquí

6.1.2 Proceso paso a paso

6.1.2.1           Inscripción de la carga

El proceso inicia con la inscripción de la carga por parte del Generador de carga realizada en el módulo “Inscripción de carga” de la categoría logística.

Ilustración 63 - Ingreso al módulo Inscripción de carga

Para ello el Generador debe diligenciar el Formulario de “inscripción de carga” dispuesto en este módulo, indicando todas las características necesarias sobre la carga incluyendo su punto de cargue y su destino. (Para ver más información sobre cómo diligenciar el formulario de inscripción de carga vea el Apéndice C del Anexo I)

Ilustración 64 - Formulario de inscripción de carga

Una vez realizado el proceso de inscripción, se le notificará a todos los transportadores cuyos vehículos sean compatibles con la carga generada, que una nueva carga ha sido generada para su postulación.

NOTA: La aplicación notificará periódicamente cada hora sobre si existen o no cargas disponibles.

Ilustración 65 - Notificación de cargas disponibles

6.1.2.2           Postulación

La postulación se lleva a cabo por parte del Transportador a través del módulo “Cargas para postularse” del aplicativo móvil. (Para ver más información sobre el uso del módulo “Cargas para postularse” haga clic aquí)

Ilustración 66 - Vista del módulo "Cargas para postularse"

Una vez revise todas las cargas disponibles el transportador puede postularse a la carga de su interés. Al momento de postularse el primer transportador a una carga, le será notificado al generador que creó dicha carga que hay transportadores postulados para su elección.

Ilustración 67 - Correo de notificación de postulación

NOTA: Para que una carga esté disponible para un transportador, este debe tener un vehículo acorde con los requerimientos de la carga inscrita por el generador; adicionalmente tiene que estar libre en la franja de tiempo que la carga requiere para cumplir todo el proceso, es decir, que no debe haber otra carga a la que el transportador se haya postulado, cuyas fechas de cargue, transporte y descargue se crucen con la carga a la que se quiere postular. Un transportador puede postularse a más de una carga al mismo tiempo siempre y cuando se cumplan las condiciones anteriormente mencionadas.

Adicionalmente, si llegada la fecha de cargue, el generador no ha escogido un transportador para la carga o no recibe postulaciones, esta se eliminará de forma automática a media noche y aparecerá en el histórico de cargas “como carga vencida”.

Una vez se postule un conductor a la carga ofertada por el generador, este debe realizar el pago del valor total de la carga. El vínculo para realizar el pago lo encontrará en el módulo de selección de transportador. De este punto en adelante, la plataforma realizará la gestión de los pagos a los actores involucrados en el proceso en las etapas del proceso donde se requiera.

Una vez pagado, se le habilitará al generador la selección del transportador de su interés. Si el transportador es elegido, le llegará una notificación y le serán enviados todos los datos adicionales sobre la carga incluyendo direcciones exactas de cargue y destino; adicionalmente, el transportador quedará en un estado de vinculación con la carga.

Ilustración 68 - Notificación de postulación elegida

Dos horas antes de la hora de cargue planificada el generador podrá ver la posición y recorrido del vehículo destinado para su carga; de esta manera podrá tener un monitoreo previo a la carga y presupuestar sobre el cumplimiento de la fecha estipulada sobre el mismo con el fin de prever y presupuestar todo para hacer los ajustes necesarios en su operación.

Ilustración 69 - Visualización de posición y recorrido por parte del generador

Si el transportador no es elegido, le llegará una notificación y esta carga no se mostrará más en su interfaz, lo que indicará que el transportador puede iniciar el proceso nuevamente con otra carga.

Ilustración 70 - Notificación de postulación no seleccionada

6.1.2.3           Proceso de cargue

Una vez llegado al punto de carga, el transportador deberá generar el número de verificación con el botón “Llegué” ubicado en la parte inferior del panel de información del módulo de información de cargas.

Con este número, el generador podrá validar que el transportador en cuestión corresponde al aceptado en el proceso previo con destino a la carga que está a punto de ser suministrada; adicionalmente, con la introducción de este se registrará la hora de llegada. Una vez ingresado el número se debe iniciar con el proceso de cargue.

Ilustración 71 - Ingreso del código de verificación

Una vez finalizado el cargue en el vehículo, se debe diligenciar la información exacta de la carga en el vehículo, esta no puede diferir de la información originalmente registrada por más de un 10% sobre el total para cada dimensión, en caso que se ingresen valores diferentes, no será posible la generación de la guía.

NOTA: Es importante que se habiliten en el navegador las ventanas emergentes para la página de la plataforma, de lo contrario no será posible visualizar la guía de carga inmediatamente esta es generada.

Al finalizar el formulario, se habilitará la creación de la guía. Al generarse la guía se visualizará el QR de carga cuya lectura por parte del transportador iniciará el proceso de ruta de la carga.

Para la lectura del código el generador deberá mostrar el código al trasportador quien deberá leerlo con su dispositivo usando el lector de QR integrado en la aplicación al cual se puede acceder mediante el botón “Ya cargué” ubicado en el medio del panel de gestión de cargas. Es posible mostrar el código impreso o mediante una fotografía con suficiente luz, adicionalmente no importa la orientación ni posición en que se muestre el código siempre que se muestre de frente.

Ilustración 72 - Módulo de operación de la carga con el QR visualizado

NOTA: Si el conductor del vehículo no cuenta o tiene algún inconveniente con la cámara de su celular, puede hacer clic sobre el código. Aparecerá un código que el conductor podrá introducir de forma manual en su dispositivo. A pesar de que se usa una fuente especial para mostrar el código, cuando lo escriba manualmente, tenga cuidado con los caracteres visualmente similares como “I” (i mayúscula) y “l” (l minúscula).

Ilustración 73 - Código QR visualizado como texto

El transportador deberá viajar con la carga hasta el punto de destino ajustándose a las fechas estipuladas.

6.1.2.4           Proceso de descargue

Al llegar al punto de descargue, se debe realizar el proceso de descargue de la carga de la forma habitual; el generador debe hacer un conteo, pesado y revisión del estado de la carga. Con esta información el generador debe diligenciar el formulario de recepción de la carga en el módulo de operación de la carga.

Ilustración 74 - Diligenciamiento de la información de descargue

 Con esta información, la plataforma calculará los excedentes y saldos a favor de cada participante de la operación teniendo en cuenta el tipo de carga y el porcentaje de tolerancia establecido al momento de la inscripción de la carga en plataforma.

Cuando se complete el proceso de descarga el generador debe generar el documento de descarga siguiendo el mismo procedimiento que fue seguido al momento de generar el documento de carga. Al realizar esto, se generará el código QR de descargue cuya lectura dará por terminado el proceso de carga.

Ilustración 75 - Módulo de operación de la carga con el QR de descarga visualizado

Una vez leído el QR de descarga, la plataforma consignará el saldo a favor del transportador con base en los datos anteriormente introducidos y el valor del anticipo. Por último se habilitará el módulo de calificación para que tanto para el generador como para el transportador puedan calificar de forma neutra y objetiva la ejecución del proceso por parte del otro participante e ingresar una observación si lo considera pertinente. Los transportadores pueden calificar la empresa generadora de forma global; los generadores pueden calificar de manera independiente el vehículo y el conductor que llevaron a cabo el proceso.

Ilustración 76 - Módulo de calificación: Derecha: plataforma web, Izquierda: aplicación móvil

NOTA: Tenga en cuenta que hasta que no realice el proceso de calificación no podrá iniciar nuevamente el proceso; es decir, como generador no podrá inscribir nuevas ni postularse como transportador a nuevas cargas.

Una vez calificado se dará por terminado el proceso; la carga quedará como terminada y se moverá al histórico de cargas desde donde se podrá encontrar para consultas futuras.

Ilustración 77 - Módulo de histórico de cargas

Al realizar esta actividad, será posible iniciar el proceso nuevamente.

 


 

6.2    Proceso de carga para el transportador

Nota: esta sección es de interés del transportador. Para pasar a la siguiente sección haga clic aquí.

En esta sección se describe el proceso de carga únicamente para el transportador. Se detalla y se explica cada parámetro a tener en cuenta en cada parte del proceso. Se indica el paso a seguir tras cada acción, notificación y evento de la plataforma. Esta sección amplía y hace referencia al proceso detallado en el apartado “Proceso general de carga”; si no lo ha leído, por favor revíselo antes de leer esta sección.

El proceso de carga para el transportador inicia mediante la postulación a una carga a través del módulo de postulación del aplicativo móvil y finaliza mediante el proceso de calificación. Todo el proceso de carga para el transportador se realiza a través de la aplicación móvil mediante los módulos “Cargas para postularse”, “Postulaciones activas” e “Información de las cargas”.


 

6.2.1 Diagrama del proceso

Ilustración 78 - Diagrama del proceso de carga para el transportador

Para ver la imagen en tamaño completo haga clic aquí.


 

6.2.2 Proceso paso a paso

6.2.2.1           Postulación

Para iniciar el proceso abra la aplicación desde el ícono ubicado en la pantalla principal o en el cajón de aplicaciones de su dispositivo. Revise las cargas disponibles mediante el módulo “Cargas para postularse” ubicado en el menú lateral.

Ilustración 79 - Vista del módulo "cargas para postularse"

NOTA: Tenga en cuenta que las cargas disponibles dependen de su tipo de vehículo, y de las otras cargas a las cuales usted se encuentre como postulado o elegido.

Para obtener más información sobre una carga, toque sobre su recuadro; Hecho esto se desplegará una ventana con toda la información importante sobre la carga seleccionada como ciudad de cargue, ciudad de destino tipo de carga etc. Una vez haya encontrado una carga de su interés postúlese marcando el checkbox ubicado en la parte media  la derecha del recuadro de la carga.

Ilustración 80 - Postulación a una carga

NOTA: Tenga en cuenta que la postulación a una carga es un compromiso de cumplimiento y disponibilidad por parte del transportador. El transportador debe contar con disponibilidad en las fechas que la carga lo requiere y tener su vehículo en estado óptimo y apropiado para transportar la carga. No debe postularse a cargas que sospecha que no puede cumplir, pues el incumplimiento puede acarrear sanciones en la plataforma y una mala calificación por parte del generador.

Para despostularse de la carga, desmarque el checkbox correspondiente desde el módulo  “Postulaciones Activas”.

Ilustración 81 - Despostulación a una carga activa

NOTA: Tenga en cuenta que sólo podrá despostularse a las cargas cuyo transportador no haya elegido ningún transportador para su carga. Para las cargas donde el generador elija un transportador diferente de usted, la postulación a esta carga se borrará automáticamente de sus postulaciones y se le notificará que no ha sido elegido. Para las cargas donde usted haya sido elegido la carga cambiará a estado por cargar y ya no podrá despostularse. 

6.2.2.2           Notificación

Espere a ser notificado. Una vez el generador elija el transportador para la carga, usted recibirá una notificación indicándole si fue o no elegido.

Ilustración 82 - Notificación de decisión del generador

Si usted no fue elegido, puede iniciar nuevamente el proceso desde el paso de postulación con una nueva carga. Si usted fue elegido, recibirá un correo  y una notificación que le avisarán para que esté al tanto del proceso.

Ilustración 83 - Correo de notificación de decisión del generador

Tras ser elegido, podrá consultar toda la información de la carga en aplicación, con información adicional como el punto exacto  y la hora de cargue y descargue.

Ilustración 84 - Información de la carga

Planifique su viaje y movilícese al punto de cargue dentro de las horas y fechas estipuladas. 

 

6.2.2.3           Proceso de cargue

Al llegar al punto de cargue diríjase al módulo “información de las cargas”; sobre la carga actual toque en el botón “llegué” ubicado en el extremo inferior del panel.

Ilustración 85 - Módulo de "información de cargas" durante la llegada a una carga

Se generará un código de seis dígitos el cual deberá indicarle al generador para que él pueda realizar la verificación de su postulación e iniciar el proceso cargue y la generación de la guía.

Una vez finalizado el proceso de cargue el transportador le mostrará un código de lectura rápida QR que usted deberá leer con su dispositivo usando el lector de QR integrado en la aplicación, al cual  puede acceder mediante el botón “Ya cargué” ubicado en el medio del panel de gestión de cargas.

Es posible leer el código impreso, mediante una fotografía o directamente desde el monitor del generador, adicionalmente no importa la orientación ni posición en que se lea el código siempre que se lea de frente.

NOTA: Si el usted no cuenta o tiene algún inconveniente con la cámara de su celular, pídale al generador que le dicte el código de forma manual.

Lleve la carga a su destino ajustándose a los tiempos y fechas estipulados. Tenga presente que durante el recorrido, el transportador podrá monitorear su posición en tiempo real.

6.2.2.4           Proceso de descargue

Descargue la carga como lo acostumbrado. Una vez el generador diligencie la información del descargue generará un código QR que nuevamente deberá escanear con su dispositivo. Para abrir el módulo de lectura de QR de descarga, toque sobre el botón “Ya descargué” ubicado en la parte inferior del panel “Información cargas”.

Ilustración 86 - Módulo de "información de carga" durante la llegada a una descarga

Una vez leído el código se habilitará el módulo de calificación

Ilustración 87 - Módulo de calificación de la aplicación móvil

Para calificar, seleccione la estrella acorde con su decisión (siendo 1 estrella la peor calificación y 5 estrellas la mejor calificación) y toque sobre el botón “calificar” situado en la parte inferior del panel. Si lo desea, puede incluir una observación de máximo 140 caracteres en campo “Observaciones”.

 


 

6.3    Proceso de carga para el generador de carga

Nota: Esta sección es de interés del generador de carga. Para pasar a la siguiente sección haga clic aquí.

En esta sección se describe el proceso de carga únicamente para el generador. Se detalla y se explica cada parámetro a tener en cuenta en cada parte del proceso. Se indica el paso a seguir tras cada acción, notificación y evento de la plataforma.

El proceso de carga para el generador de carga inicia mediante la generación de una carga a través del módulo de inscripción de carga de la categoría logística de la plataforma web y finaliza mediante el proceso de calificación.

Todo el proceso de carga para el transportador se realiza a través de la aplicación plataforma web mediante los módulos “Inscripción de carga”, “Selección de carga” y “operación de la carga” de la categoría “Logística”.

Ilustración 88 - Categoría "logística" de la plataforma web

Esta sección amplía y hace referencia al proceso detallado en el apartado “Proceso general de carga”; si no lo ha leído, por favor revíselo antes de leer esta sección.

6.3.1 Diagrama del proceso

Ilustración 89 - Diagrama del proceso de carga para el generador

Para ver la imagen en tamaño completo haga clic aquí


 

6.3.2 Proceso paso a paso

6.3.2.1           Inscriba la carga

Para iniciar el proceso, ingrese al módulo “inscripción de carga” de la categoría “logística” y diligencie el formulario de inscripción de carga. La creación de la carga será notificada a los transportadores cuyos vehículos sean compatibles con la carga inscrita.

Ilustración 90 - Formulario de inscripción de carga

Espere a que los transportadores se postulen a su carga, una vez se postule un transportador de su interés, pague la carga para poder seleccionarlo.

6.3.2.2           Seleccione transportador

Una vez validado el pago, se habilitará la selección de transportador y podrá elegir al transportador de su preferencia. Ingrese al módulo Selección de transportador”, En el panel izquierdo del módulo verá una lista de todos los transportadores que se han postulado a su carga.

Haga clic sobre el transportador de su interés para obtener más información del mismo

Ilustración 91 - Panel de información del transportador

Se desplegará una ventana donde podrá ver datos adicionales del vehículo como su modelo, a que empresa pertenece etc. Para seleccionar el transportador para su carga haga clic en el botón “Quiero este” situado en la parte inferior de la ventana.

NOTA: Tenga en cuenta que no podrá escoger un transportador hasta que sea validado el pago del servicio.

Ilustración 92mensaje de confirmación de selección de transportador

En el mensaje de confirmación haga clic en “aceptar”. Una vez seleccionado el transportador, su carga cambiará a estado “Por cargar” y se moverá al módulo “operación de la carga”. Así mismo, se le proporcionarán todos los datos de contacto del transportador para que pueda establecer contacto con el mismo. Por último, dos horas antes de cita de carga, podrá visualizar la ubicación y recorrido del transportador.

NOTA: tenga en cuenta que una vez elegido el transportador no podrá ver más transportadores ni volver a elegir un transportador diferente para la misma carga. La elección de transportador no puede ser cambiada, por lo que seleccione al transportador una vez esté totalmente seguro.

6.3.2.3           Introduzca el código de verificación

Espere hasta que llegue el transportador en la fecha y horas registradas para la carga. Dos horas antes de la hora de cargue podrá ver la posición y el recorrido reciente del transportador para tener un control que le permita planificar su operación en torno a la carga. Al llegar el conductor le proporcionará un número de verificación el cual deberá introducir en el campo indicado.

Ilustración 93 - Cuadro de introducción de código de verificación

 Con este número podrá verificar que se trata del transportador elegido para su carga. Proporcione la carga al transportador. Y diligencie el formulario de información de cargue. Una vez diligenciada la información de cargue, en base a esta podrá generar la guía de carga la cual le será automáticamente enviada al conductor.

En el monitor de su plataforma se generará un código QR de validación que el transportador deberá escanear con su celular.

Ilustración 94 - Módulo de operación de la carga con el QR visualizado

NOTA: Si el conductor del vehículo no cuenta o tiene algún inconveniente con la cámara de su celular, puede hacer clic sobre el código. Aparecerá un código que el conductor podrá introducir de forma manual en su dispositivo.

Ilustración 95 - Código QR visualizado como texto

A lo largo de todo el trayecto podrá ver en tiempo real la información sobre la posición del transportador que está llevando su carga como su posición y recorrido.

Ilustración 96 - Monitoreo de la carga

6.3.2.4           Registre la información de descarga

Cuando llegue la carga  a su destino descárguela y verifique su estado cantidad y todas las dimensiones que hayan sido especificadas al momento de su creación. Diligencie con esto el formulario de llegada de la carga; con base en esta información se distribuirán los saldos y excedentes. Una vez terminado podrá generar el documento de descargue.

Ilustración 97 - Documento de descargue

6.3.2.5           Muestre el QR

En el monitor de su plataforma se generará un código QR de validación que el transportador deberá escanear con su celular.

NOTA: Nuevamente, si el conductor del vehículo no cuenta o tiene algún inconveniente con la cámara de su celular, puede hacer clic sobre el código. Aparecerá un código que el conductor podrá introducir de forma manual en su dispositivo.

 

6.3.2.6           Califique

Una vez el conductor lea el QR se dará por terminado el proceso, se repartirán los saldos y excedentes y se habilitará el módulo de calificación. Podrá calificar por separado el vehículo y el conductor que transportó su carga.

Ilustración 98 - Módulo de calificación

Para calificar, seleccione la estrella acorde con su decisión (siendo 1 estrella la peor calificación y 5 estrellas la mejor calificación) y toque sobre el botón “calificar” situado en la parte inferior del panel. Si lo desea, puede incluir una observación de máximo 140 caracteres en campo “Observaciones”.

 

 

 

 

 

7      Descripción detallada del sistema

En esta sección se aborda módulo a módulo el funcionamiento general de la plataforma. Se describen cada uno de los módulos tanto de la plataforma web como de la aplicación móvil, su objetivo y parámetros de uso.

NOTA: En esta sección se muestran únicamente los módulos internos de la plataforma; es decir aquellos a los que se tiene acceso una vez iniciado sesión. Para ver información sobre el registro, inicio de sesión y restablecimiento de contraseña por favor diríjase a la sección “Ingreso al sistema” de este manual.


 

7.1    Plataforma web

La plataforma web está dirigida a los generadores de carga, personal HSEQ, mesa de ayuda y personal de gestión. Si su rol es transportador por favor haga uso de la plataforma a través de la aplicación móvil.

7.1.1 Página de inicio

Ilustración 99 - Página de inicio

Esta es la primera página que verá al iniciar su sesión correctamente. En su área de trabajo se verá el logo de la plataforma GalIOT. Para regresar a esta página en cualquier momento basta con hacer clic sobre el botón “Home” de la barra del menú.

Ilustración 100 - Retorno a la página de inicio

7.1.2 Módulo Validación de Transportador

Este módulo permitirá realizar la validación final de los datos introducidos por el usuario al momento de registrarse como transportador en la plataforma. Permitirá actualizar los registros en caso de que alguno contenga información errónea, y solicitar al usuario por medio del correo registrado que se comunique en caso de que la información esté incompleta. Una vez validada, permitirá subir el usuario a la plataforma, generando un usuario y una contraseña para el acceso del mismo a la plataforma.

Acceso al módulo

Para acceder al módulo, desde el menú principal seleccione la categoría “Administración”

Ilustración 101 - Categoría administración

Del menú desplegado seleccione “Validación de transportador”

Ilustración 102 - Acceso al módulo "Validación de transportador"

Distribución del módulo

El módulo se divide en dos secciones principales

1.     Panel de control

2.     Barra de formularios

 

 

Panel de control

En este panel se visualiza un listado de todas las cuentas que se han registrado en el formulario de inscripción, ya sea desde la plataforma o desde la aplicación móvil. Se podrá ver información básica sobre el registro, incluyendo el número de registro, las cualidades del mismo, el usuario, el número de dispositivo registrado y el estado.

Un registro puede estar en cualquiera de los siguientes estados:

·        Pendiente

El registro fue creado pero aún no ha sido validado. No tiene credenciales vinculadas para el acceso a plataforma.

·        No activo asociado

El registro tiene asociado un número de dispositivo que aún no ha reportado por primera vez a plataforma. Esto puede deberse a que el dispositivo aún no tiene instalada o configurada la aplicación o a que el IMEI fue mal digitado. Los registros en este estado no pueden ser validados.

·        Validado

Los datos del registro ya fueron validados, el usuario ya fue notificado de que debe realizar el pago pero su pago aún no ha sido validado.

Para trabajar sobre un registro haga doble clic sobre el mismo, una vez cargado se mostrará una versión del formulario de inscripción a transportador diligenciado con la información tal como fue ingresada por el usuario al momento de generar el registro.

Menú de formularios

Todos los formularios contenidos en este menú son los mismos que los contenidos en el módulo de inscripción a transportador. Para acceder a ellos es necesario hacer doble clic sobre el registro que se quiera validar, hecho esto se mostrará en el formulario la información diligenciada durante la inscripción del usuario. Con el formulario pre-diligenciado puede proceder a validar y modificar la información si es necesario.

NOTA: Las modificaciones realizadas en este punto, quedarán registrada de forma permanente y no se pueden revertir.

 

Para ver más información acerca de este formulario, sus validaciones y restricciones vea: módulo de inscripción a transportador. Una vez dé clic en el botón validar documentos se mostrará, al lado derecho del panel de documentos, el panel de validación.

Ilustración 103 - Panel de validación de transportadores

En él se verá la información relevante sobre el registro que se va a actualizar. Todos los campos en este panel son únicamente informativos.

En la sección validación en el recuadro acción se puede elegir qué acción se realizará con el registro. Se puede escoger entre una de las siguientes opciones:

·        Actualizar

Actualiza el registro con los cambios que se encuentren en el formulario pero deja el registro pendiente. Si se activa la opción “Enviar correo solicitando información adicional” se enviará un correo a la dirección registrada indicando que la información está incompleta.

·        Validar

Valida el registro. Actualiza el registro a estado validado. Notifica al transportador para que este genere el pago de la inscripción correspondiente.

NOTA: Por motivos de seguridad Los elementos como correos e IMEI requieren ser actualizados antes de la validación; es decir, Si modificó alguno de estos parámetros por favor actualice el registro, luego ingrese al mismo nuevamente y valídelo.

·        Borrar

Elimina el registro de la tabla ocultando su visualización e impidiendo su futura edición. Notifica al correo electrónico registrado que la información sobre su registro fue descartada.

 

7.1.3 Módulo Validación de Generador

Este módulo permitirá realizar la validación final de los datos introducidos por el usuario al momento de registrarse como generador en la plataforma. Permitirá actualizar los registros en caso de que alguno contenga información errónea y solicitar al usuario por medio del correo registrado que se comunique en caso de que la información esté incompleta. Una vez validada, permitirá subir el usuario a la plataforma, generando un usuario y una contraseña para el acceso del mismo a la plataforma.

Acceso al módulo

Para acceder al módulo, desde el menú principal seleccione la categoría “Administración”

Ilustración 104 - Categoría administración

 

Del menú desplegable seleccione “validación de transportador”

Ilustración 105 - Ingreso al módulo "Validación generador"

Distribución del módulo

Panel de control

En este panel se visualiza un listado de todas las cuentas que se han registrado en el formulario de inscripción. Se podrá ver información básica sobre el registro, incluyendo el número de registro, el usuario asignado y el estado.

Un registro puede estar en cualquiera de los siguientes estados:

·        Pendiente

El registro fue registrado pero aún no ha sido validado. No tiene credenciales vinculadas para el acceso a plataforma

·        Validado

El registro fue registrado y validado. Cuenta con un usuario y contraseña asignados y el usuario quien lo registró ya fue notificado.

Para trabajar sobre un registro haga doble clic sobre el mismo, una vez cargado se mostrará el formulario de inscripción a transportador lleno con la información tal como fue introducido por el usuario que genero el registro.

Menú de formularios

Todos los formularios contenidos en este menú son los mismos que los contenidos en el módulo de inscripción a generador de carga. Para acceder a ellos es necesario hacer doble clic sobre el registro que se quiera validar, allí se mostrará el formulario con la información del usuario que se registró. Con el formulario pre-diligenciado puede proceder a validar y modificar la información como sea necesario.

NOTA: Las modificaciones en este punto son realizadas de manera permanente.

Para ver más información acerca de este formulario, sus validaciones y restricciones vea: “módulo de inscripción a generador de carga”. Una vez de clic en el botón validar documentos aparecerá el panel de validación.

Ilustración 106 - Panel de validación de generador

En él se verá la información relevante sobre el registro que se va a actualizar. Todos los campos en este panel son únicamente informativos.

En la sección validación en el recuadro acción se puede elegir qué acción se realizará con el registro. Se puede escoger entre una de las siguientes opciones:

·        Actualizar

Actualiza el registro con los cambios que se encuentren en el formulario pero deja el registro pendiente. Si se activa la opción “Enviar correo solicitando información adicional” se enviará un correo a la dirección registrada indicando que la información está incompleta.

·        Validar

Valida el registro. Actualiza el registro a estado validado. Notifica al generador con su correspondiente usuario y contraseña.

NOTA: Por motivos de seguridad Los elementos como correos e IMEI requieren ser actualizados antes de la validación; es decir, Si modificó alguno de estos parámetros por favor actualice el registro, luego ingrese al mismo nuevamente y valídelo.

·        Borrar

Elimina el registro de la tabla ocultando su visualización e impidiendo su futura edición. Notifica al correo electrónico registrado que la información sobre su registro fue descartada.

 

7.1.4 Módulo Cambio de contraseña

Este módulo permitirá la actualización de la contraseña de nuestro usuario. Para ingresar al módulo haga clic en la categoría “Administración”

Ilustración 107 - Categoría administración

Del menú desplegable haga clic sobre la opción “Cambio de contraseña”.

Ilustración 108 - Ingreso al módulo "Cambio de contraseña"

El módulo se muestra en una ventana embebida dentro de la página y se compone únicamente de un formulario.

Por cuestiones de seguridad, mientras estemos dentro del módulo, todos los demás componentes de la página, incluyendo la barra de menú, quedarán deshabilitados, de modo que no se podrá hacer uso de los mismos hasta que se termine la operación.

Ilustración 109 - Módulo de cambio de contraseña

En el campo usuario se visualizará el usuario actual que ha iniciado sesión. (Para hacer gestión de un usuario distinto al propio, hacer uso del módulo Usuarios)

En el formulario se deberá introducir la contraseña actual, la contraseña que se quiere establecer y confirmarla introduciéndola idénticamente en el campo correspondiente. En caso de haber olvidado la contraseña actual es necesario hacer un restablecimiento de contraseña.

NOTA: es recomendable cambiar la contraseña al menos una vez cada 6 meses o cada vez que se encuentre actividad sospechosa en la cuenta. Una contraseña segura debe tener un mínimo de 6 caracteres, y contener letras número y símbolos.

7.1.5 Módulo Usuarios

Módulo para la gestión de usuarios en plataforma, Permite su Creación y Eliminación. Para ingresar al módulo haga clic en la categoría “Administración”

Ilustración 110 - Categoría administración

Del menú desplegable haga clic sobre la opción “Usuarios”.

Ilustración 111 - Ingreso al módulo "usuarios"

Ilustración 112 - Módulo "usuarios"

Para generar un nuevo usuario asociado a su compañía haga clic en el botón “Nuevo” ubicado en la esquina superior derecha del módulo

Ilustración 113 - Botón para el registro del nuevo usuario

Al realizar esto, se desplegará un cuadro que le permitirá introducir toda la información necesaria para la creación del usuario.

Ilustración 114 - Formulario "nuevo usuario"

Cuando termine de diligenciar la información, haga clic sobre el botón “crear” ubicado en la parte inferior del cuadro

Ilustración 115 - Botón para la creación del nuevo usuario

Una vez realizado esto, se generará un usuario y una contraseña aleatoria y se le enviarán al usuario mediante el correo electrónico que ingresó al momento de generar el registro.

Para eliminar un usuario, selecciónelo de la lista haciendo clic en cualquier parte de la fila correspondiente

Ilustración 116 - Selección de usuario

Una vez seleccionado haga clic sobre el botón “Borrar” ubicado al lado derecho del botón “Nuevo”

Ilustración 117 - Botón para el borrado de un usuario

Aparecerá una ventana de confirmación, en ella haga clic sobre el botón “Borrar”

Ilustración 118 - Formulario de eliminación de usuario

 

7.1.6 Módulo Inscripción de Carga

Este módulo inicia el proceso logístico de carga en la plataforma. En este módulo podrá registrar nuevas cargas para dar inicio al ciclo. Para acceder al módulo haga clic en la categoría “Logística”

Ilustración 119 - Categoría Logística

                                                                        

Del menú desplegable haga clic sobre la opción “Inscripción de carga”

Ilustración 120 - Ingreso al módulo "inscripción de carga"

El módulo se divide en tres secciones principales

Barra de formularios

En esta barra se visualizarán los 5 formularios necesarios para inscribir la carga. Cada formulario está inhabilitado hasta que haya llenado todos los formularios anteriores.

Ilustración 121 - Formulario de inscripción de carga

Panel Ejemplo

En este panel se nos mostrarán las instrucciones para el diligenciamiento del formulario con anotaciones y ejemplos. Para mostrar u ocultar este panel basta con presionar el botón “>” ubicado en la parte derecha superior del panel.

Panel Formulario

En este panel se muestra el formulario donde podrá introducir la información requerida para registrar la carga. Para ver una referencia de cómo diligenciar este formulario puede ver el panel ejemplo. Para ver información detallada sobre este formulario vea el Apéndice 1c del Anexo I.

Una vez diligenciada toda la información, haga clic sobre el botón “siguiente” ubicado en la parte inferior del formulario.

Ilustración 122 - Panel de observaciones

 

En los formularios “Destino” y “Origen” el panel ejemplo desaparecerá y se visualizará un mapa que nos permitirá seleccionar el origen y destino de la  carga respectivamente.

Ilustración 123 - Panel de selección de  origen/destino de la carga

Para seleccionar un punto haga clic sobre el mismo dentro del mapa; puede alejar y acercar el mapa usando el scroll del mouse o los iconos “+” o “-” dentro del mapa. Una vez seleccionada la ubicación, se mostrará en el campo “Dirección reconocida” la dirección fija más cercana al punto escogido; en caso de haber más de una dirección posible, el menú desplegable nos permitirá seleccionar de la lista de opciones.

En el campo “Dirección exacta o referencia” puede introducir la dirección completa si esta es distinta a la reconocida por la plataforma, o puede añadir información adicional como un número de oficina o número de parqueadero.

En caso de que la ubicación no sea reconocida por la plataforma, se habilitará el campo “Ciudad” permitiéndole elegir el municipio más cercano a la ubicación requerida.

En el panel tipo de vehículo podrá especificar qué clase de vehículo requiere para transportar su carga. Sólo aparecerán los vehículos capacitados para transportar el tipo de carga que inscribió en el formulario de “información de la carga”

Ilustración 124 - Panel de selección de tipo de vehículo

NOTA: Su carga se anunciará únicamente a los transportadores que se hayan inscrito con un tipo de vehículo que coincida con el que está solicitando.

 

7.1.7 Módulo Selección de transportadores

Este módulo permitirá gestionar la elección de los transportadores que se han postulado a su carga. A través de este módulo, le será posible ver información básica de cada transportador postulado a su carga, como calificación y distancia actual del punto de cargue; luego, con base en esta información, le permitirá elegir el transportador más indicado para realizar el proceso. Este módulo también, le permitirá gestionar el pago del valor de su carga necesario para poder escoger un transportador.

Para ingresar al módulo haga clic en la categoría “Logística”

Ilustración 125 - Categoría Logística

 Del menú desplegable haga clic sobre la opción “Selección de transportadores”

Ilustración 126 - Ingreso al módulo " Selección de transportadores"

 

Distribución del módulo

El módulo se compone de cuatro paneles principales

Ilustración 127 - Módulo de selección a transportador

 

Panel de cargas

En este panel se podrán visualizar todas las cargas que estén sin transportador escogido.

Ilustración 128 - Vista de las cargas sin transportador escogido

Todas las cargas que aparecen en este panel aparecen de forma simultánea en la barra de formularios

Ilustración 129 - Visualización dual de las cargas

De este modo puede seleccionar y trabajar con las cargas de la forma que considere más cómodo. Para ocultar este panel basta con hacer doble clic sobre el encabezado del panel, o hacer clic sobre el botón “<” situado en la esquina superior derecha del panel.

Panel de información de la carga

Ilustración 130 - Panel de información de la carga

En este panel se mostrará toda la información sobre la carga que fue provista al momento de ser creada así como su estado actual. Haciendo clic sobre el botón mapa ubicado en el extremo inferior del panel puede visualizar los puntos de origen y destino en un mapa

Ilustración 131 - Mapa de puntos de cargue y destino

Panel de selección de transportador

Ilustración 132  Visualización de transportadores postulados

 

En este panel se visualizarán todos los transportadores que se han postulado para la carga seleccionada. Por cada transportador se mostrará información básica como la calificación y la distancia aproximada al punto de cargue. Puede filtrar por calificación y por distancia, para filtrar por calificación haga clic sobre la flecha al lado derecho de la estrella

Ilustración 133 - Filtro por calificación

Del menú desplegable seleccione la calificación mínima deseada.

Ilustración 134 - Filtro por calificación

 

Para filtrar por distancia introduzca la distancia máxima en kilómetros a la que quiere que esté el transportador. Se filtrará por distancia al momento de realizado el último reporte

Ilustración 135 - Filtro por distancia

Para eliminar todos los filtros haga clic sobre el botón “X” ubicado en la parte izquierda del filtro.

Ilustración 136 - Eliminación del filtro

 

Haga clic sobre el transportador de su interés para obtener más información del mismo

Ilustración 137 - Panel de información del transportador

Se desplegará una ventana donde podrá ver datos adicionales del vehículo como su modelo, a que empresa pertenece etc. Para seleccionar el transportador para su carga haga clic en el botón “Quiero este” situado en la parte inferior de la ventana.

NOTA: Este botón no aparecerá hasta que no se haya validado el pago. Recuerde que antes de escoger al transportador es necesario realizar el pago del valor total de la carga. Para registrar su pago en plataforma haga uso del  $módulo de pagos.

Ilustración 138 - Mensaje de confirmación de selección de transportador

En el mensaje de confirmación haga clic en “aceptar”.

Una vez seleccionado el transportador, su carga cambiará a estado “Por cargar” y será visible en el módulo “operación de la carga”. Así mismo, se le proporcionarán todos los datos de contacto del transportador para que pueda establecer contacto con el mismo. Por último, dos horas antes de la hora de carga, podrá visualizar la ubicación y recorrido del transportador.

NOTA: tenga en cuenta que una vez elegido el transportador no podrá ver más transportadores ni volver a elegir un transportador diferente para la misma carga. La elección de transportador no puede ser cambiada, por lo que seleccione al transportador cuando esté totalmente seguro.

 

7.1.8 Módulo Operación de la carga

Este módulo le permitirá hacer seguimiento completo a su carga. En él podrá visualizar el estado de la misma, su ubicación y toda la información relacionada con el transportador desde que este es elegido hasta el proceso de descargue.

Ilustración 139 - Módulo de operación de la carga

Acceso al módulo

Para acceder al módulo haga clic en la categoría “Logística”

Ilustración 140 - Categoría logística

Del menú desplegable haga clic sobre el módulo “Operación de la carga”

Ilustración 141 - Ingreso al módulo "operación de la carga"

Distribución del módulo

El módulo se divide en 3 paneles principales

Ilustración 142 - Distribución del módulo "operación de la carga"

Panel de cargas

En este panel podrá visualizar todas las cargas que se encuentran en operación en este momento. Para ver más información sobre cualquier carga, selecciónela haciendo clic sobre la misma.

Panel de información de la carga

En este panel podrá ver toca la información de la carga, incluyendo la información básica que fue introducida al momento de la creación de la misma y el estado.

Ilustración 143 - Panel de información de la carga

 

 

Si hace clic sobre el botón “Información del transportador” el panel le mostrará la información del transportador que está asignado a su carga.

Ilustración 144 - Panel de información del transportador

 

Si hace clic sobre el botón mapa podrá ver un mapa con todos los puntos de interés relacionados a la carga, incluyendo los puntos de destino, origen y la ubicación y recorrido de su carga en tiempo real.

Ilustración 145 - Panel de mapa

Para generar la guía de carga haga clic sobre el botón “Generar guía”. Se mostrará una ventana que permitirá poner cualquier observación adicional que desee; esta observación estará en la guía de carga.

Ilustración 146 - Panel de generación de documento de carga

En la ventana, haga clic sobre el botón “Generar Guía de carga”

NOTA: Recuerde que no puede generar la guía hasta que el transportador le haya suministrado el código de verificación.

Una vez generada la guía, se visualizará en el panel el código QR que el conductor deberá escanear para poder seguir con el proceso.

Para generar la guía de descarga primero diligencie el formulario de llegada de la carga.

Ilustración 147 - Panel de información de la carga

Con base en esta información se calcularán los excedentes y devoluciones en caso de que los porcentajes de novedades superen los márgenes de tolerancia establecidos al momento de inscribir la carga. Tras esto se sigue el mismo proceso de generación de guía de carga, Haga clic en el botón “generar guía de descarga” situado al lado derecho del botón “generar guía de carga” y esta se generará y abrirá inmediatamente en una nueva pestaña.

 

7.1.9  Módulo histórico de cargas

En este panel se muestran todas las cargas que ha registrado la empresa generadora de carga desde su registro en plataforma. Se visualizará información básica así como la fecha de creación, fecha del último registro de actividad y estado.

Ilustración 148 - Módulo de histórico de cargas

Para acceder al módulo haga clic sobre la categoría “Logística”

Ilustración 149 - Categoría logística

Del menú desplegable haga clic sobre la opción “Histórico de cargas”

Ilustración 150 - Ingreso al módulo "histórico de cargas"

 

Para visualizar información más específica sobre una carga, haga doble clic sobre la misma. Se desplegará una ventana que le permitirá ver toda la información relacionada incluyendo la información del transportador y vehículos usados para la operación.

Ilustración 151 - Información consolidada de la carga

7.2    Aplicación móvil

La aplicación móvil está dirigida a los transportadores. Si su rol es generador de carga, personal HSEQ, mesa de ayuda o personal de apoyo por favor haga uso del sistema través de la plataforma web.

7.2.1  Módulo “Estadísticas”

Ilustración 152 - Módulo "estadísticas"

En este módulo, podrá ver de una manera gráfica, información de interés sobre su uso de la plataforma desde su registro, como ganancias totales, cargas realizadas etc.

Acceso al módulo

Para acceder al módulo, desde la aplicación deslice el dedo desde el borde izquierdo de la pantalla moviéndolo de izquierda a derecha o presione el botón “” ubicado en el extremo superior izquierda. Desde el menú lateral seleccione la opción “Estadísticas”

 

7.2.2 Módulo “Histórico de ubicación”

En este módulo es posible visualizar el recorrido realizado por el dispositivo en las últimas 24 horas; esto le permitirá ver la última posición registrada en plataforma, así como si su dispositivo ha estado conectado correctamente a la plataforma. 

 

Ilustración 153 - Módulo de Reporte

Acceso al módulo

Para acceder al módulo, desde la aplicación deslice el dedo desde el borde izquierdo de la pantalla moviéndolo de izquierda a derecha o presione el botón “” ubicado en el extremo superior izquierda. Desde el menú lateral seleccione la opción “Reporte”.

 

7.2.3 Módulo “Cargas para postularse”

Este módulo le permitirá ver y postularse a las cargas de su interés en la plataforma. En él aparecerán todas las cargas disponibles que coinciden con el tipo de vehículo que usted registró al momento de crear su cuenta.

Ilustración 154 - Módulo "Cargas para postularse"

Acceso al módulo

Para acceder al módulo, desde la aplicación deslice el dedo desde el borde izquierdo de la pantalla moviéndolo de izquierda a derecha o presione el botón “” ubicado en el extremo superior izquierda. Desde el menú lateral seleccione la opción “Cargas para postularse”

Para ver más información sobre una carga selecciónela tocando encima del nombre de la carga de su interés.

Ilustración 155 - Recuadro de una carga

Hecho esto se desplegará un panel con toda la información sobre la carga incluyendo la información sobre la empresa que la generó. Para postularse a una carga marque la casilla ubicada en la parte derecha de la carga. Al hacerlo se le notificará mediante un mensaje en el fondo inferior de la aplicación.

Ilustración 156 - Postulación a una carga

NOTA: Tenga en cuenta que las cargas que aparecen en este listado dependen de su tipo de vehículo por lo que dos transportadores con vehículos diferentes no verán las mismas cargas

Para filtrar el contenido toque sobre el botón  ubicado siempre en la esquina inferior derecha de la lista de cargas. Se abrirá una ventana que permitirá filtrar por uno o más de los parámetros mostrados.

Ilustración 157 - Panel de filtro de postulaciones

Para filtrar, introduzca los parámetros deseados y toque sobre el botón “Filtrar”; puede dejar en blanco los parámetros que no desee discriminar. Para eliminar todos los filtros, toque filtrar con todos los campos vacíos.

7.2.4 Módulo “Postulaciones activas”

En este módulo podrá ver todas las cargas a las cuales se ha postulado y que hasta el momento no se les ha elegido un transportador

Ilustración 158 - Módulo de postulaciones activas

Acceso al módulo

Para acceder al módulo, desde la aplicación deslice el dedo desde el borde izquierdo de la pantalla moviéndolo de izquierda a derecha o presione el botón “” ubicado en el extremo superior izquierda. Desde el menú lateral seleccione la opción “Postulaciones activas”.

Para ver más información sobre una carga selecciónela tocando sobre su recuadro. Para cancelar su postulación a una carga, desmarque la casilla de la carga correspondiente.

Ilustración 159 - Despostulación a una carga

7.2.5 Módulo “Información cargas”

En este panel podrá ver todas las cargas a las que fue escogido y se encuentran en alguna etapa del proceso de transporte. Podrá además ver un panel con información detallada de la carga incluyendo un mapa con los puntos de cargue, descargue y su ubicación actual. A través de este módulo se llevará a cargo todo el proceso de cargue, descargue y calificación de cada carga.

Ilustración 160 - Módulo de información de cargas

Acceso al módulo

Para acceder al módulo, desde la aplicación deslice el dedo desde el borde izquierdo de la pantalla moviéndolo de izquierda a derecha o presione el botón “” ubicado en el extremo superior izquierda. Desde el menú lateral seleccione la opción “Información cargas”.

Al entrar al módulo verá todas las cargas para las cuales ha sido elegido y se encuentran activas. Cada una aparecerá con su estado y una barra de progreso que le indicará en qué parte del proceso se encuentra.

Ilustración 161 - Carga con barra de progreso

Para gestionar una carga toque sobre su ícono. Hecho esto se abrirá una ventana con toda la información correspondiente a la carga elegida. Dependiendo de la etapa del proceso donde se encuentre la carga se podrá visualizar la información más relevante, incluyendo la del paso siguiente para continuar con el proceso.

Ilustración 162 - Información de la carga aceptada

Al llegar al punto de carga el transportador deberá solicitarle un código de verificación para validar su identidad; toque sobre el botón “¡¡¡LLEGUÉ!!!” para obtenerlo. Aparecerá en la pantalla de su dispositivo el código de 5 dígitos.

Ilustración 163 - visualización del código de verificación

Una vez el transportador verifique su identidad deberá proveerle la carga. Al finalizar el proceso de carga el transportador deberá enseñarle un código QR que usted deberá escanear con su dispositivo. Para abrir el módulo de lectura de QR toque sobre el botón “YA CARGUÉ” ubicado en el sub-panel información de la carga.

Ilustración 164 - Escáner de QR integrado

Apunte su celular al mismo poniendo el código dentro del recuadro verde del escáner.

Ilustración 165 - Lectura de QR

Una vez leído el código, el módulo se cerrará y la aplicación notificará que la carga ha sido reconocida; la guía de carga se descargará en su dispositivo para que pueda visualizarla en cualquier momento tocando el botón “VER GUÍA” ubicado a la derecha del botón de descarga. Para gestionar la descarga siga el mismo procedimiento.

 

Ilustración 166 - Gestión de descarga de una carga

Una vez terminado el proceso aparecerá el módulo de calificación mediante el cual podrá seleccionar la calificación que considere acorde al procedimiento y cumplimiento por parte del generador.

Ilustración 167 - Ventana de calificación

Para calificar, seleccione la estrella acorde con su decisión (siendo 1 estrella la peor calificación y 5 estrellas la mejor calificación) y toque sobre el botón “calificar” situado en la parte inferior del panel. Si lo desea, puede incluir una observación de máximo 140 caracteres en campo “Observaciones”.

 

7.2.6 Módulo de cambio de contraseña

Este módulo permitirá el cambio de su contraseña, habiendo iniciado sesión y conociendo su contraseña anterior.

Ilustración 168 - Módulo de cambio de contraseña

Acceso al módulo

Para acceder al módulo, desde la aplicación deslice el dedo desde el borde izquierdo de la pantalla moviéndolo de izquierda a derecha o presione el botón “” ubicado en el extremo superior izquierda. Desde el menú lateral seleccione la opción “cambiar contraseña”. Hecho esto el módulo aparecerá en el área de trabajo.

Ilustración 169 - acceso al módulo de cambio de contraseña

Uso del módulo

Para cambiar su contraseña introduzca su contraseña actual en el campo “contraseña actual”, introduzca su nueva contraseña en el campo “Ingrese nueva contraseña” y para su validación introdúzcala nuevamente en el campo “Verifique nueva contraseña”. Si la contraseña actual es correcta y la nueva contraseña coincide en ambos campos la contraseña se actualizará y aparecerá una indicación debajo del formulario.

NOTA: En caso de que no recuerde su contraseña actual es necesario realizar un restablecimiento de contraseña

 

7.2.7 Módulo información usuario

En este módulo mostrará la información principal del usuario que inició sesión en la aplicación. Se muestran datos básicos como Nombre completo, número telefónico, correo y fotografía. Asimismo, se visualizan la calificación actual y el número de veces que el usuario ha sido calificado.

NOTA: Es importante que la información registrada sea veraz y permanezca actualizada. Si nota alguna diferencia entre su información actual y la que está registrada en plataforma, por favor comuníquese con la mesa de ayuda

Ilustración 170 - Módulo información usuario

Acceso al módulo

Para acceder al módulo, desde la aplicación deslice el dedo desde el borde izquierdo de la pantalla moviéndolo de izquierda a derecha o presione el botón “” ubicado en el extremo superior izquierda. Desde el menú lateral seleccione la opción “información usuario”

 

 

7.2.8 Módulo “Ayuda”

Ilustración 171 - Módulo "Ayuda"

En este módulo se podrá visualizar información de ayuda general como el significado de los íconos empleados en la plataforma y la información de contacto de la mesa de ayuda.

Acceso al módulo

Para acceder al módulo, desde la aplicación deslice el dedo desde el borde izquierdo de la pantalla moviéndolo de izquierda a derecha o presione el botón “” ubicado en el extremo superior izquierda. Desde el menú lateral seleccione la opción “Ayuda”

7.2.9 Módulo “Actualizar documentos”

Ilustración 172 - Módulo "Actualizar documentos"

En este módulo podrá actualizar los documentos que tiene registrados en plataforma.

El funcionamiento y aspecto del módulo es idéntico al módulo de cargue de documentos usado al momento de registrarse en plataforma. Para más información sobre su funcionamiento haga clic aquí.

Acceso al módulo

Para acceder al módulo, desde la aplicación deslice el dedo desde el borde izquierdo de la pantalla moviéndolo de izquierda a derecha o presione el botón “” ubicado en el extremo superior izquierda. Desde el menú lateral seleccione la opción “Actualizar documentos”.

 


 

 

 

 

 

 

 

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8      ANEXO I – Formularios en GalIOT

 

 

 

En este anexo se aborda toda la información sobre los formularios que aparecen en la plataforma GalIOT; los tipos de campos que aparecen, las indicaciones y ayudas de los mismos, y cómo hacer correcto diligenciamiento de cada uno.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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8.1    Formularios de la plataforma Web

8.1.1 Tipos de campos disponibles

8.1.1.1           Cuadros de texto

Estos aparecen cuando un campo requiere información libre que no tiene un formato específico como nombres, direcciones etc.

Para llenar un cuadro de texto primero haga clic en cualquier parte dentro del rectángulo del campo

Al activarse, las líneas del cuadro se volverán más gruesas y aparecerá dentro de él el cursor de forma intermitente

En ese momento podrá digitar desde su teclado, la información que quiera consignar en el campo correspondiente

 

 

 

Para dejar de introducir información en el cuadro basta con hacer clic en cualquier parte fuera del rectángulo del campo.

8.1.1.2           Listas desplegables

Estas aparecen cuando un campo requiere información de un grupo selecto de opciones; pueden ser reconocidos por tener una flecha negra apuntando hacia abajo en la parte derecha

Para seleccionar la información correspondiente al campo haga clic en cualquier parte del cuadro de la lista, tras esto se desplegará bajo el mismo una lista con todas las opciones disponibles que el campo puede contener

 

 

 

 

 

 

Sin hacer clic, mueva el puntero del mouse sobre la opción que desea seleccionar, la opción sobre la cual esté el mouse se resaltará de color azul.

Una vez sobre la opción que desee escoger, haga clic sobre la misma; tras esto, el selector se replegará a su posición inicial mostrando ahora la opción que fue seleccionada

8.1.1.3           Selectores de radio

De modo similar a las listas desplegables, estos aparecerán cuando se requiera una selección entre un grupo limitado de opciones.

Estos aparecerán siempre dentro de recuadros dentro de los cuales solo se permitirá que uno esté seleccionado a la vez. El elemento seleccionado será aquel cuyo radio tenga dentro un punto dentro de él.

Para seleccionar un elemento es haga clic sobre su círculo, tras esto, éste se activará y el elemento que estaba seleccionado se deseleccionará de manera automática.

8.1.1.4           Selectores de verificación

De modo similar a los selectores de radio, estos aparecerán cuando se requiera una selección entre un grupo limitado de opciones, pero a diferencia de éstos últimos, en este caso será posible seleccionar más de uno a la vez en caso de que sea necesario.

Para este caso, los elementos seleccionados aparecerán con una marca en su cuadro de selección, mientras que los demás elementos aparecerán vacíos.

 

 

 

 

Para seleccionar o deseleccionar un elemento haga clic sobre su caja de selección.

8.1.1.5           Botones

Se encargan de ejecutar alguna acción. Para un botón en particular simplemente haga clic sobre el mismo.

8.1.2 Indicadores dentro del formulario

8.1.2.1           Campos deshabilitados

Cuando un campo se ve opaco y gris es porque está deshabilitado, es decir que no se podrá modificar su contenido.

 

 

 

 

 

Esto puede deberse  a que, debido a selecciones, anteriores la información contenida en esta sección del formulario ya no es necesaria, o a que la información allí contenida está de forma únicamente indicativa.

8.1.2.2           Campos obligatorios

Cuando en el nombre de un campo aparece un asterisco rojo (*) significa que el campo debe ser llenado de forma obligatoria, y sin él, el formulario presentará error al intentar subir la información a plataforma

8.1.3 Ayudas dentro del formulario

8.1.3.1           Campos con cuadros de llenado especiales

Es posible que al intentar introducir información en un campo en particular se nos despliegue un cuadro especial que nos permita seleccionar la información que queremos introducir de forma más visual. El uso de estos elementos no siempre es obligatorio pero es muy recomendado ya que al seleccionar o introducir información a través de los mismos ésta se introducirá en el campo con el formato adecuado.

8.1.3.2           Indicador de formato

Algunos campos pueden tener texto de referencia dentro. Este puede diferenciarse del texto introducido por su color gris claro. Este texto suele dar información sobre el formato correcto para llenar un campo o un ejemplo sobre el mismo.

Esto no indica que el campo esté lleno, y desaparecerá al momento que se empiece a introducir información en el mismo.

8.1.4 Lista de formularios de la plataforma web

En el siguiente apartado se listan todos los formularios disponibles en la plataforma. Para obtener información más detallada de cada uno haga clic sobre el nombre del formulario para seguir el vínculo al apéndice correspondiente

·        Formulario de inscripción a transportador

·        Formulario de inscripción a generador de carga

·        Formulario de inscripción de carga

 

8.2    Formularios de la aplicación móvil

8.2.1 Tipos de campos disponibles

8.2.1.1           Cuadros de texto

Estos aparecen cuando un campo requiere información libre que no tiene un formato específico como nombres, direcciones etc.

Para llenar un cuadro de texto primero toque encima de la línea del campo

Al activarse, las líneas del cuadro se volverán más gruesas y aparecerá dentro de él el cursor de forma intermitente

En ese momento se activará el teclado del móvil y podrá digitar la información correspondiente

8.2.1.2           Listas desplegables

Estas aparecen cuando un campo requiere información de un grupo selecto de opciones; pueden ser reconocidos por tener una flecha gris apuntando hacia abajo en la parte derecha

 

 

Para seleccionar la información correspondiente toque en cualquier parte del selector; tras esto, se desplegará bajo el mismo una lista con todas las opciones disponibles que el campo puede contener

Para seleccionar una opción toque sobre la misma; tras esto, el selector se replegará a su posición inicial mostrando ahora la opción que fue seleccionada

8.2.1.3           Selectores de radio

De modo similar a las listas desplegables, estos aparecerán cuando se requiera una selección entre un grupo limitado de opciones.

Estos aparecerán siempre dentro de recuadros dentro de los cuales solo se permitirá que uno esté seleccionado a la vez. El elemento seleccionado será aquel cuyo radio tenga dentro un punto dentro de él.

 

 

 

Para seleccionar un elemento toque sobre su círculo; tras esto, éste se activará y el elemento antes seleccionado se deseleccionará de manera automática.

8.2.1.4           Selectores de verificación

De modo similar a los selectores de radio, estos aparecerán cuando se requiera una selección entre un grupo limitado de opciones, pero a diferencia de éstos últimos, en este caso será posible seleccionar más de uno a la vez en caso de que sea necesario.

Para este caso, los elementos seleccionados aparecerán con una marca en su cuadro de selección, mientras que los demás elementos aparecerán vacíos.

 

 

Para seleccionar o deseleccionar un elemento basta con tocar sobre su caja de selección.

8.2.1.5           Botones

Se encargan de ejecutar alguna acción. Para activarlos basta con hacer clic sobre los mismos.

8.2.2 Indicadores dentro del formulario

8.2.2.1           Campos deshabilitados

Cuando la línea de un campo o la información dentro del mismo están gris claro es porque el campo está deshabilitado, es decir, que no se podrá modificar su contenido.

 

 

 

 

 

 

 

Esto puede deberse  a que, debido a selecciones, anteriores la información contenida en esta sección del formulario ya no es necesaria, o a que la información allí contenida está de forma únicamente indicativa.

8.2.2.2           Campos obligatorios

Cuando en el nombre de un campo o en su indicador aparece un asterisco (*) significa que el campo debe ser llenado de forma obligatoria, y sin él el formulario presentará error al intentar subir la información a plataforma

8.2.3 Ayudas dentro del formulario

8.2.3.1           Indicador de formato

Algunos campos pueden tener texto de referencia dentro. Este puede diferenciarse del texto introducido por su color gris claro. Este texto suele dar información sobre el formato correcto para llenar un campo o un ejemplo sobre el mismo.

Esto no indica que el campo esté lleno, y desaparecerá al momento que se empiece a introducir información en el mismo.

 

8.3    Recomendaciones generales

Llene el formulario en el orden que se le presenta; hay muchos campos que alteran su comportamiento debido a elecciones o introducciones de campos anteriores.

Termine de llenar el formulario antes de pasar a otra actividad. Es posible que si deja un formulario inactivo se borre la información del mismo y se pierda el tiempo empleado.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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9  – Apéndice 1a 
Formularios del Módulo Inscripción de Transportador

 

 

En este apéndice se aborda toda la información sobre los formularios que aparecen en el módulo de inscripción a transportador de la plataforma GalIOT. Se dan ejemplos y pautas para el correcto diligenciamiento de cada uno.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9.1    Formularios de la plataforma Web

En esta sección se describe el correcto completado de los formularios de la plataforma web correspondientes al módulo de inscripción a transportador. Para ver más información sobre el llenado de los formularios en general ver o ver una lista de todos los formularios de la plataforma ver Anexo I.

9.1.1 Formulario de la pestaña “Tipo de Usuario”

En este formulario se detalla el tipo de relación que tiene el transportador que se está creando con el activo que se asociará al mismo. Se definirá si es o no Tenedor, Propietario y/o conductor del mismo, y en cada caso, de no serlo, se habilitarán las opciones para que esta información se llene de forma independiente.

El primer campo que se verá al ingresar al formulario será el de la Fecha de inscripción. Este campo está siempre deshabilitado pues es únicamente informativo. En él se visualizará la fecha en la que se comenzó a realizar la inscripción en formato AAAA-MM-DD.

En la sección Tipo de usuario veremos dos grupos de selectores:
El grupo Usuario y el grupo Persona

En el grupo “Usuario” se verá la relación que posee con el vehículo el transportador que se va a registrar. Para este caso se podrá escoger ente una y tres opciones.

 Algunas selecciones causarán que aparezcan o desaparezcan más opciones en la barra de menús.

En el grupo “persona” se podrá seleccionar el tipo de persona acorde a su clasificación en la Cámara de comercio. Este grupo sólo aparecerá si el usuario es como mínimo tenedor, o propietario del vehículo, por lo tanto desaparecerá si ninguna de estas opciones está seleccionada

 

9.1.2 Formulario de la pestaña “Datos de Usuario”

9.1.2.1           Sección “Datos usuario”

En esta sección deberá introducir toda la información personal o corporativa del usuario que hará uso de la cuenta como transportador.

En el campo “Nombre” se debe introducir el nombre y los apellidos completos. Se admite el uso de caracteres especiales como “ñ” y vocales con diéresis “¨” y tilde “´”. El límite de la longitud del texto introducido en este campo es de 50 caracteres. Si la introducción supera los 50 caracteres de longitud esta será recortada. Si su nombre tiene más de 50 caracteres de largo se recomienda omitir o abreviar el segundo nombre o el segundo apellido.

En el campo “CC o NIT” se debe introducir el número de identificación dependiendo su tipo de si se trata de una persona natural o una persona jurídica. La introducción debe contener únicamente caracteres numéricos sin separaciones ni señalamientos.

En el campo “Teléfono” introduzca únicamente números, sin separadores ni símbolos adicionales como “+”, “-”, “#”, etc. Si se trata de un PBX por favor omita la extensión

En el campo “Ciudad” introduzca el nombre de la ciudad, municipio o poblado de su residencia.

En el campo “Dirección” introduzca la dirección central de trabajo o de residencia. Se recomienda el uso de abreviaciones como “Av”, “Cll” y “Cra”. La longitud máxima de introducción es de 50 caracteres

En el campo “Correo electrónico” introduzca la dirección de correo completa en formato “nombre@dominio.dom”.

9.1.2.2           Sección Datos del Conductor

En esta sección deberá introducir toda la información personal o corporativa del conductor del vehículo. Esta sección sólo aparecerá si en la sección Tipo de usuario se especifica que el usuario que se está inscribiendo NO es conductor del vehículo.

En los campos “Salud”, “ARL” y “Pensión”, de la lista desplegable escoja la opción apropiada.

Si desea añadir un contacto en caso de emergencia deje marcada la casilla “Contacto de emergencia” y diligencie los tres campos extra del formulario. Si prefiere omitir esta información, desmarque la casilla.

En el campo “Nombre” introduzca nombre y apellidos completos; se admite el uso de caracteres especiales como “ñ” y “á”.

En el campo “Vínculo” introduzca el parentesco o relación que tiene el contacto con el usuario como “Madre”, “Compañero” etc.

En el campo “Número” de la sub-sección “Licencia del conductor” introduzca únicamente números, sin separadores como guiones o puntos.

 

En el campo “Vigencia” utilice el calendario desplegable para introducir la fecha deseada en el formato adecuado.

 

9.1.2.3           Sección “Información bancaria”

En esta sección se deberá introducir información bancaria básica del usuario. En el campo “Número de cuenta” introduzca únicamente números sin separadores de ningún tipo como “-” o “.”.

En los campos “Tipo de cuenta” y “Banco”, de la lista desplegable, seleccione la opción apropiada.

9.1.3 Formulario de la pestaña “Vehículo”

En el campo “Marca”, de la lista desplegable, seleccione la marca de su vehículo. Algunas marcas tienen variantes, si no sabe cuál es la variante de su vehículo escoja la más general.

En el campo “Línea”, de la lista desplegable, seleccione la línea de su vehículo. Las líneas que aparezcan en esta lista serán las correspondientes a la marca que escogió en el campo anterior. Si la línea de su vehículo no aparece en esta lista escoja la versión más general de la misma o comuníquese con la mesa de ayuda.

En el campo “Color” introduzca el nombre del color principal de su vehículo. Si su vehículo posee más de un color separe los colores con guiones. Por favor no introduzca descripción sobre la distribución de los colores, introduzca el nombre del color únicamente. Por ejemplo: NO introduzca “Rojo con rayas negras”; introduzca en cambio “rojo-negro”.

En los campos “Número de serial”, “Número de motor”, “Número de chasis”, “Número VIN” y “Licencia de tránsito”, introduzca la información tal y como aparece en la documentación o en la placa del chasis de su vehículo. Se admiten caracteres alfanuméricos y especiales.

En el campo “Cilindraje” introduzca el cilindraje del cabezote de su vehículo. En caso de que su vehículo posea más de un motor introduzca el cilindraje del motor principal, NO sume los cilindrajes.

En los campos “Tipo de combustible”, “Tipo”, “Subtipo”, “Carrocería” y “Tipo de carga” seleccione de la lista desplegable el que corresponda su vehículo. Si alguna opción que requiera no está disponible por favor comuníquese con la mesa de ayuda.

En los campos “Modelo” y “Repotenciación” introduzca el año en formato de cuatro dígitos. Si el vehículo no cuenta con repotenciación por favor deje el campo vacío.

 

9.1.4 Formulario de la pestaña “Tráiler”

En este formulario debe introducir toda la información necesaria del tráiler o remolque del vehículo. Este formulario sólo aparecerá si ha escogido “Articulado” como el tipo de vehículo.

En el campo “Placa” introduzca la placa del tráiler sin separadores ni divisiones. Introduzca únicamente letras y números.

En el campo “Marca”, de la lista desplegable, elija la marca del tráiler. Algunas marcas tienen variaciones, si no sabe cuál elegir elija el más general. Si la marca de su tráiler no se encuentra en la lista por favor comuníquese con la mesa de ayuda.

En el campo modelo introduzca el año del modelo del vehículo en formato de cuatro dígitos.

Si el tráiler cuenta con póliza de responsabilidad civil, marque la casilla “Póliza de responsabilidad civil”. En el campo “Número” introduzca únicamente números sin separadores ni caracteres especiales.

En el campo “Aseguradora”, de la lista desplegable, elija la opción adecuada.

En el campo “Vigencia” utilice el calendario desplegable para introducir la fecha deseada en el formato adecuado.

 

9.1.5 Formulario de la pestaña “Dimensiones”

En este formulario debe introducir todas las características dimensionales del vehículo.

En el campo “Peso Neto” del Vehículo debe introducirse el peso del vehículo vacío; introduzca sólo los números sin las unidades.

En los campos “Largo”, “Ancho” y “Alto” introduzca las medidas base del vehículo; introduzca nuevamente sólo los números sin las unidades.

Si existe otra dimensión que considera que valga la pena especificar (como el volumen, presión máxima o permeabilidad) marque la opción “¿Otra dimensión?”. En valor introduzca el valor en formato numérico sin unidades. En los campos “Tipo de dimensión” y “Unidades” elija la opción adecuada de la lista desplegable.

9.1.6 Formulario de la pestaña “Propietario”

En este formulario se deberá introducir toda la información del propietario del vehículo. Este formulario sólo se habilitará si se especifica que el usuario que se está inscribiendo NO es propietario del vehículo.

En el campo “Nombre” se debe introducir el nombre y los apellidos completos. Se admite el uso de caracteres especiales como “ñ” y vocales con diéresis “¨” y tilde “´”. El límite de la longitud del texto introducido en este campo es de 50 caracteres. Si la introducción supera los 50 caracteres de longitud esta será recortada. Si su nombre tiene más de 50 caracteres de largo se recomienda omitir o abreviar el segundo nombre o el segundo apellido.

En el campo “CC o NIT” se debe introducir el número de identificación dependiendo su tipo de si se trata de una persona natural o una persona jurídica. La introducción debe contener únicamente caracteres numéricos sin separaciones ni señalamientos.

En el campo “Teléfono” introduzca únicamente números, sin separadores ni símbolos adicionales como “+”, “-”, “#”, etc. Si se trata de un PBX por favor omita la extensión

En el campo “Ciudad” introduzca el nombre de la ciudad, municipio o poblado de su residencia.

En el campo “Dirección” introduzca la dirección central de trabajo o de residencia. Se recomienda el uso de abreviaciones como “Av”, “Cll” y “Cra”. La longitud máxima de introducción es de 50 caracteres

En el campo “Correo electrónico” introduzca la dirección de correo completa en formato “nombre@dominio.dom”.

En el campo “Número de cuenta” introduzca únicamente números sin separadores de ningún tipo como “-” o “.”.

En los campos “Tipo de cuenta” y “Banco”, de la lista desplegable, seleccione la opción apropiada.

9.1.7 Formulario de la pestaña “Tenedor”

 

En este formulario se deberá introducir toda la información del tenedor del vehículo. Este formulario sólo se habilitará si se especifica que el usuario que se está inscribiendo NO es tenedor del vehículo. Si no existe tenedor, por favor omita este formulario. Si existe tenedor, marque la casilla y diligencie el formulario.

 

 

En el campo “Nombre” se debe introducir el nombre y los apellidos completos. Se admite el uso de caracteres especiales como “ñ” y vocales con diéresis “¨” y tilde “´”. El límite de la longitud del texto introducido en este campo es de 50 caracteres. Si la introducción supera los 50 caracteres de longitud esta será recortada. Si su nombre tiene más de 50 caracteres de largo se recomienda omitir o abreviar el segundo nombre o el segundo apellido.

En el campo “CC o NIT” se debe introducir el número de identificación dependiendo su tipo de si se trata de una persona natural o una persona jurídica. La introducción debe contener únicamente caracteres numéricos sin separaciones ni señalamientos.

En el campo “Teléfono” introduzca únicamente números, sin separadores ni símbolos adicionales como “+”, “-”, “#”, etc. Si se trata de un PBX por favor omita la extensión

En el campo “Ciudad” introduzca el nombre de la ciudad, municipio o poblado de su residencia.

En el campo “Dirección” introduzca la dirección central de trabajo o de residencia. Se recomienda el uso de abreviaciones como “Av”, “Cll” y “Cra”. La longitud máxima de introducción es de 50 caracteres

En el campo “Correo electrónico” introduzca la dirección de correo completa en formato “nombre@dominio.dom”.

En el campo “Número de cuenta” introduzca únicamente números sin separadores de ningún tipo como “-” o “.”.

En los campos “Tipo de cuenta” y “Banco”, de la lista desplegable, seleccione la opción apropiada.

9.1.8 Formulario de la pestaña “Documentos”

 

 

En esta pestaña deberá registrar la información correspondiente a los documentos relacionados con el vehículo.

La información sobre el SOAT y la revisión técnico-mecánica es obligatoria. Para los demás documentos, si el vehículo no cuenta con alguno de los mismos, desmarque la casilla correspondiente.

En los campos “Número” introduzca el identificador único o ID del documento tal como se encuentra en el mismo; se admiten guiones y caracteres alfanuméricos.

En los campos de Certificación como “Certificado por” y “Aseguradora”, introduzca el nombre completo de quien realiza y certifica el documento o selecciónelo de la lista desplegable si esta se encuentra disponible.

En los campos de fechas utilice el calendario desplegable para introducir la fecha deseada en el formato adecuado.

 

9.1.9 Módulo “Soporte Documentos”

En este módulo deberá subir todos los documentos que posea mediante un archivo PDF o una foto en formato PNG o JPEG. Para ello deberá escanear el documento o tomarle una foto y pasarla al computador al cual está haciendo la inscripción.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9.1.9.1           Subida de documentos

Para subir documento primero, mediante la lista desplegable, seleccione el tipo de documento que va a subir.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Para cargar el documento haga clic sobre el botón “Seleccionar archivos”, aparecerá una ventana del explorador de sus sistema operativo; en ella diríjase a la ubicación del archivo que quiere seleccionar y haga clic sobre él. Finalmente haga clic sobre el botón “Abrir” o “Seleccionar” de la ventana del navegador.

 

Finalmente haga clic sobre el botón “Cargar” ubicado en la esquina inferior derecha del módulo

 

 

Si el procedimiento se realizó correctamente, el documento subido aparecerá en el módulo de carga.

 

9.1.9.2           Visualización de documentos

Para visualizar un documento basta con hacer clic sobre el mismo

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Hecho esto aparecerá una ventana donde estará el documento visualizado

Para cerrar la ventana, presione la “X” ubicada en la esquina superior derecha de la ventana.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9.1.9.3           Borrado de documentos

Para borrar un documento, mediante la lista desplegable, seleccione el tipo de documento que quiere eliminar.

Luego presione el botón “Eliminar” Ubicado en la esquina inferior derecha del módulo

 

 

 

 

 

 

Si el procedimiento se realizó correctamente, aparecerá una notificación en el navegador y el ícono del documento desaparecerá del módulo de carga.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9.1.10             Ejemplo del formulario de la plataforma web

9.1.10.1       PANEL TIPO DE USUARIO

 


 

 

9.1.10.2       PANEL DATOS USUARIO

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9.1.10.3       PANEL VEHÍCULO

 

 

 

 

 

 

 

9.1.10.4       PANEL TRÁILER

 

 

 

 

 

 

9.1.10.5       PANEL DIMENSIONES

 

 

 

9.1.10.6       PANEL PROPIETARIO

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9.1.10.7       PANEL TENEDOR

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9.1.10.8       PANEL DOCUMENTOS

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9.2    Formularios de la aplicación móvil

 

9.3    Ejemplo del formulario de la aplicación móvil

 

 


 

10  Apéndice 1b – Formularios del Módulo Inscripción de
Generador de Carga

 

 

En este apéndice se aborda toda la información sobre el formulario que aparece en el módulo de inscripción a generador de carga de la plataforma GalIOT. Se dan ejemplos y pautas para el correcto diligenciamiento de cada uno de sus campos.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                              

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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10.1.1             Formulario de inscripción a generador de carga.

En esta sección se describe el correcto completado de los formularios de la plataforma web correspondientes al módulo de inscripción a transportador. Para ver más información sobre el llenado de los formularios en general ver o ver una lista de todos los formularios de la plataforma ver Anexo I.

10.1.2             Sección “Persona”

Ilustración 173 - Sección "Persona"

En esta sección únicamente seleccione el tipo de persona que está inscribiendo.
Para más información visite ¿Persona natural o jurídica?

 

10.1.2.1       Sección “Datos generales”

En este formulario se detalla toda la información de la persona que administrará el usuario en plataforma.

En el campo “Nombre” se debe introducir el nombre y los apellidos completos separados por espacios. Se admite el uso de caracteres especiales como “ñ” y vocales con diéresis “¨” y tilde “´”. El límite de la longitud máxima del texto introducido en este campo es de 50 caracteres. Si la introducción supera los 50 caracteres de longitud esta será recortada por la derecha. Si su nombre tiene más de 50 caracteres de largo se recomienda omitir o abreviar el segundo nombre o el segundo apellido.

En el campo CC o NIT se debe introducir el número de identificación dependiendo su tipo si se trata de una persona natural o una persona jurídica. La introducción debe contener únicamente caracteres numéricos sin separaciones ni señalamientos.

En el campo “Dirección” se debe introducir la dirección completa de ubicación de la oficina central o residencia. Se admiten caracteres especiales como “#” y “°”. Se recomienda el uso de abreviaciones como “Cra” y “Cll”. El límite de la longitud máxima del texto introducido en este campo es de 100 caracteres.

En el campo “Ciudad”, elija la ciudad o pueblo de residencia. Si se ubica en una vereda, elija la ciudad o pueblo más cercano. SI no identifica ningún lugar reconocido en la lista por favor comuníquese con la $mesa de ayuda

En el campo “Teléfono” introduzca el número telefónico principal o central. Si es un PBX por favor omita la extensión. Introduzca únicamente caracteres numéricos, no se admite el uso de letras espacios ni separadores de ningún tipo como “.”, “-“, etc.

En el campo “Correo electrónico” introduzca la dirección de correo electrónico completa central o la dedicada para el atendimiento de los requerimientos más generales de la empresa.

En el campo “Página web” introduzca la dirección URL de la página de inicio o bienvenida de la página web de la compañía. Es válido cualquier formato reconocido por el navegador web. Por ejemplo: “http://www.google.com” o www.google.com. Este campo es opcional.

10.1.2.2       Sección “Datos del representante legal”

Ilustración 174 - Sección "Datos del representante legal"

En el campo nombre se debe introducir el nombre y los apellidos completos separados por espacios. Al igual que en el campo del mismo nombre de la sección de datos generales, se admite el uso de caracteres especiales.

En el campo “Correo electrónico” introduzca la dirección de correo electrónico completa central o la dedicada para el atendimiento de los requerimientos más generales de la empresa.

 

10.1.2.3       Sección “Datos del contacto operativo”

Ilustración 175 - Sección “Datos del contacto operativo"

En esta sección deberá introducir todos los datos de contacto de la persona encargada del sector operativo de su empresa. Este campo es opcional, si no desea llenarlo deshabilítelo con el checkbox ubicado en la esquina superior del campo

En el campo nombre se debe introducir el nombre y los apellidos completos separados por espacios. Al igual que en el campo del mismo nombre de la sección de datos generales, se admite el uso de caracteres especiales.

En el campo “Teléfono” introduzca el número telefónico corporativo. Si es un PBX por favor omita la extensión. Introduzca únicamente caracteres numéricos, no se admite el uso de letras espacios ni separadores de ningún tipo como “.”, “-“, etc.

En el campo “Correo electrónico” introduzca la dirección de correo electrónico completa central o la dedicada al recibimiento de correos correspondientes a la sección operativa.

 

10.1.2.4       Sección “Datos del contacto financiero”

Ilustración 176 - Sección “Datos del contacto financiero"

En esta sección deberá introducir todos los datos de contacto de la persona encargada del sector financiero de su empresa. Este campo también es opcional, si no desea llenarlo deshabilítelo con el checkbox ubicado en la esquina superior del campo.

En el campo nombre se debe introducir el nombre y los apellidos completos separados por espacios. Al igual que en el campo del mismo nombre de la sección de datos generales, se admite el uso de caracteres especiales.

En el campo “Teléfono” introduzca el número telefónico corporativo. Si es un PBX por favor omita la extensión. Introduzca únicamente caracteres numéricos, no se admite el uso de letras espacios ni separadores de ningún tipo como “.”, “-“, etc.

En el campo “Correo electrónico” introduzca la dirección de correo electrónico completa central o la dedicada al recibimiento de correos correspondientes a la operación financiera.

 

 

 

10.1.3             Ejemplo

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Una vez completado el formulario, presione el botón siguiente ubicado al final del panel.

Será dirigido al panel de aceptación del contrato

Ilustración 177 - Contrato de aceptación

 

 

 

 

Lea el contrato detenidamente, puede desplazarse a través de él mediante la barra de desplazamiento ubicada a la derecha del texto.

Tras haber leído y comprendido el contrato, si está de acuerdo con lo allí estipulado, marque la casilla “Acepto” ubicada debajo del cuerpo del contrato

Hecho esto se habilitará el botón Enviar ubicado en la parte final del panel.

Ilustración 178 - habilitación del botón "Enviar"

Para enviar su solicitud haga clic sobre el botón “Enviar”. Si la solicitud se envía correctamente se le notificará mediante un mensaje en el navegador.

Ilustración 179 - Notificación de inscripción exitosa

El número de registro es el identificador único de su solicitud. Guárdelo, con él podrá consultar información sobre el avance de su solicitud a la mesa de ayuda.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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11  Apéndice 1c – Formularios del Módulo
Inscripción de carga

 

 

 

En este apéndice se aborda toda la información sobre el formulario que aparece en el módulo de inscripción a de carga de la plataforma GalIOT. Se dan ejemplos y pautas para el correcto diligenciamiento de cada uno de sus campos.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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11.1   Formulario

El formulario de inscripción de carga permite el registro de nuevas cargas en plataforma GalIOT y es el inicio del proceso logístico de carga.

 

11.1.1             Formulario “tipo de carga”

En este formulario se deberá introducir toda la información sobre las características de la carga que se desea registrar. Sus dimensiones y tipo deben ser registradas aquí.

11.1.1.1       Sección “Información de la carga”

En esta sección se encontrarán los selectores para introducir información sobre el tipo de carga que el vehículo va a transportar. Dependiendo de esta información, su carga estará o no disponible para un transportador dependiendo del vehículo que este haya registrado al momento de crear su cuenta; de este modo, no se podrán postular a su carga vehículos que no sean aptos para el tipo de carga que quiere transportar.

11.1.1.2       Sección “dimensiones”

En esta sección introduzca la información específica sobre las dimensiones de su carga incluyendo el porcentaje de tolerancia permitido para su descargue. Recuerde que si la carga llega con una diferencia negativa mayor a este porcentaje con respecto a lo medido en el momento de la carga, esta diferencia será descontada al transportador.

NOTA: Todas las cantidades deben ser puestas con las unidades que se indican en cada campo entre paréntesis

11.1.1.3       Sección “observaciones”

En esta sección introduzca todas las observaciones que considere necesarias para el momento del registro de la carga. Estas observaciones son transversales y estarán disponibles a lo largo de todos los módulos del formulario, es decir que no visualizará un nuevo cuadro de observaciones en cada formulario del módulo sino que el mismo cuadro de observaciones estará presente a lo largo de todo el registro. No puede introducir más de 140 caracteres.

 

11.1.1.4       Ejemplo del formulario “tipo de carga”

11.1.2             Formulario “Origen”

En esta sección del formulario vamos a proveer información sobre el punto de origen de la carga. Para seleccionar el punto de origen, haga clic sobre el mapa señalando el punto de cargue

En el campo ciudad aparecerá la ciudad y dirección reconocida.

 

 

Es posible introducir detalles o la dirección exacta en el campo “dirección exacta o referencia”

En caso de que no haya registros de la zona donde ha seleccionado, se habilitará el selector del campo “Ciudad” par que elija la ciudad o municipio más cercano al punto de cargue;

En este caso será obligatorio introducir una dirección exacta para permitir al transportador llegar al punto correctamente.

Para seleccionar la fecha y hora de cargue haga clic dentro del recuadro para que aparezca el calendario de selección. Utilice el calendario para seleccionar la fecha y hora de carga.

NOTA: recuerde que no puede inscribir cargas cuya fecha ya haya pasado o cuya hora esté a punto de cumplirse. El lapso mínimo es de 2 horas.

 

11.1.3             Formulario “Destino”

En esta sección del formulario vamos a proveer información sobre el punto de destino de la carga.

Para llenar la información en este formulario, se sigue el mismo procedimiento que el realizado para el formulario “Origen”. Para seleccionar el punto de origen, haga clic sobre el mapa señalando el punto de descargue

En el campo ciudad aparecerá la ciudad y dirección reconocida.

 

 

 

Es posible introducir detalles o la dirección exacta en el campo “dirección exacta o referencia”

En caso de que no haya registros de la zona donde ha seleccionado, se habilitará el selector del campo “Ciudad” par que elija la ciudad o municipio más cercano al punto de descargue;

En este caso será obligatorio introducir una dirección exacta para permitir al transportador llegar al punto correctamente.

Para seleccionar la fecha y hora de cargue haga clic dentro del recuadro para que aparezca el calendario de selección. Utilice el calendario para seleccionar la fecha y hora de carga.

 

11.1.4             Formulario “Tipo de vehículo”

En este formulario se ingresará la información sobre el tipo de vehículo requerido para transportar la carga. Puede seleccionar un tipo y un subtipo de vehículo, qué tipo de carrocería requiere, y si tiene algún tipo de requerimiento adicional.

 

NOTA: Sólo aparecerán los tipos de vehículo aptos para transportar su carga. Si su requerimiento adicional no aparece en la lista desplegable, puede dejarlo en las observaciones o comuníquese con la mesa de ayuda.

 

11.1.4.1       Ejemplo del formulario “Tipo de vehículo”

Ilustración 180 - Ejemplo del formulario “Tipo de vehículo”

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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